Obieg faktur kosztowych krok po kroku

Obieg faktury kosztowej to kroki, które firma układa sama: od jednej osoby, która opisuje fakturę, po kilka etapów akceptacji zależnych od kwoty, dostawcy albo MPK. Każdy obieg składa się z tych samych rodzajów kroków: rejestracji, opisu, akceptacji i dekretacji, a kończy eksportem do programu księgowego. Obiegi różnią się tym, kto wykonuje kroki, kiedy kroki działają i ile ich jest.

Czym jest obieg faktur kosztowych?

To ustalone kroki, które firma wykonuje przy każdej fakturze zakupowej. Cel jest prosty: faktura ma dotrzeć do osoby, która zna zakup, zostać przez nią opisana i zatwierdzona, a księgowość ma dostać komplet danych do zaksięgowania.

W małej firmie obieg bywa nieformalny: faktury krążą mailem, a decyzje zapadają w rozmowach. Przy większej liczbie dokumentów taki model przestaje działać. Brakuje śladu, kto co zatwierdził, terminy płatności umykają, a odtworzenie historii faktury po kilku miesiącach staje się trudne.

Z jakich kroków składa się obieg?

Firma wybiera, których kroków potrzebuje i w jakiej kolejności. Akceptacja może wystąpić kilka razy, na przykład najpierw zgoda kierownika, a przy wyższej kwocie także właściciela.

Jak dopasować obieg do firmy?

Każdy krok ma swoje ustawienia:

• Jak się nazywa. Krok i jego przycisk nazywa się tak, jak proces w firmie: „Akceptacja projektu”, „Akceptacja WZ” albo inaczej. Ta nazwa jest widoczna na fakturze i w opisie obiegu.
• Kto wykonuje krok. Konkretna rola albo zespół, osoba wskazana na fakturze, a także osoba wybrana według MPK albo projektu faktury.
• Kiedy krok działa. Zawsze albo tylko przy spełnionym warunku: kwota brutto, dostawca, kategoria, MPK albo projekt. Tak powstaje próg kwotowy, na przykład dodatkowa akceptacja od 10 000 zł brutto.
• Ile osób decyduje. Wystarczy jedna osoba albo potrzebna jest zgoda wszystkich wskazanych.
• Ile czasu na decyzję. Po ustalonej liczbie dni roboczych faktura jest oznaczona jako spóźniona.
• Od którego kroku faktura wznawia obieg po wyjaśnieniu. Firma wskazuje ten krok przy każdym kroku obiegu.

Akceptacja może też dotyczyć zapłaty, a nie kosztu. Zgoda na zapłatę ma wtedy własny przebieg, obok drogi faktury, i działa na jeden z dwóch sposobów:

• Zapłata osobno. Faktura jest gotowa do księgowania od razu, a zapłata czeka na zgodę.
• Zapłata przed księgowaniem. Faktura czeka na zgodę na zapłatę i dopiero po niej jest przekazywana do księgowości.

Pierwszy sposób nie wstrzymuje pracy księgowości. Drugi daje pewność, że księgowość dostaje tylko faktury, które firma zgodziła się zapłacić.

Jak wygląda prosty, a jak rozbudowany obieg?

Oba obiegi korzystają z tych samych rodzajów kroków. Firma może zacząć od prostego i dokładać kroki, gdy przybywa faktur albo osób.

Jak ułożyć kilka etapów z progami kwotowymi, opisuje poradnik Wieloetapowe zatwierdzanie faktur kosztowych.

Co dzieje się przed obiegiem i po nim?

Przed obiegiem: pobranie z KSeF. Faktura wystawiona na Twój NIP jest otrzymana w dniu, w którym KSeF nada jej numer, niezależnie od tego, czy ktoś w firmie o niej wie. Dlatego faktury zakupowe warto pobierać regularnie, najlepiej automatycznie. Sposoby opisuje poradnik Jak pobrać faktury kosztowe z KSeF, a terminy poradnik Faktury zakupowe w KSeF: odbiór i terminy.

Po obiegu: eksport do programu księgowego. Faktura opisana, zatwierdzona i zadekretowana jest gotowa do eksportu. Księgowość dostaje plik dla swojego programu księgowego zamiast faktur przesyłanych mailem. Po eksporcie dane faktury nie powinny się już zmieniać, bo księgowość pracuje na tym, co dostała w pliku. Dlatego wyeksportowana faktura powinna być zablokowana przed zmianami, a jej odblokowanie powinno wymagać uprawnienia i powodu. Formaty plików opisuje strona eksportu do programu księgowego.

Po obiegu: płatność. Zatwierdzone faktury są płacone w terminie, najlepiej w paczce przelewów, a po wczytaniu wyciągu z banku oznaczane jako opłacone. Od 1 stycznia 2027 roku w tytule przelewu za fakturę ustrukturyzowaną podaje się jej numer KSeF. Więcej w poradniku Jak wczytać wyciąg MT940 i rozliczyć faktury.

Po obiegu: archiwum. Faktury przesłane do KSeF są tam przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. KSeF nie przechowuje jednak opisu, akceptacji ani historii decyzji, więc te dane firma przechowuje sama, razem z fakturą.

Kto za co odpowiada w obiegu?

• Osoba odpowiedzialna za zakup zna kontekst wydatku, więc opisuje fakturę i potwierdza, że zakup był potrzebny.
• Akceptant zatwierdza koszt albo zapłatę. Przy wyższych kwotach może to być kolejna osoba.
• Księgowość dekretuje zatwierdzone faktury i przenosi je do programu księgowego.

Taki podział skraca obieg, bo każdy dostaje tylko decyzje ze swojego zakresu, a księgowość nie musi szukać wyjaśnień u pracowników. Szczegóły kolejnych kroków opisują poradniki Miejsce powstawania kosztów (MPK) w praktyce, Akceptacja faktur z KSeF przed księgowaniem i Dekretacja faktur kosztowych: MPK, konto, VAT. Co zrobić z fakturą błędną albo wystawioną przez pomyłkę, opisuje poradnik Błędna faktura w KSeF: czy można ją odrzucić.

Co KSeF zmienia w obiegu faktur kosztowych?

KSeF zmienia początek obiegu: faktura jest w systemie państwowym od dnia nadania jej numeru, a nie w skrzynce mailowej. Opis, akceptacja i dekretacja zostają po stronie firmy. Firma potrzebuje więc sposobu, który:

• regularnie pobiera faktury zakupowe z KSeF,
• przypisuje je właściwym osobom według dostawcy, kwoty albo kategorii kosztu,
• zapisuje każdą decyzję w historii faktury,
• przygotowuje dane dla programu księgowego.

Bez tego KSeF staje się jednym zbiorem faktur, który ktoś musi ręcznie przeglądać i rozdzielać.

Kto powinien widzieć które faktury?

Nie każdy pracownik powinien widzieć wszystkie faktury firmy. Wynagrodzenia doradców, koszty zarządu czy umowy z kluczowymi dostawcami to informacje, które w obiegu mailowym rozchodzą się bez kontroli. Dobrze ułożony obieg pokazuje fakturę tylko osobom, których dotyczy. Więcej w poradniku Kto widzi którą fakturę w firmie a RODO.

Jak obieg wygląda przy biurze rachunkowym?

W firmie obieg kończy się na własnej księgowości. Przy biurze rachunkowym firma prowadzi opis i akceptację u siebie, a biuro dostaje faktury gotowe do księgowania. Więcej w poradniku KSeF w biurze rachunkowym: obsługa wielu firm.

Po czym poznać, że obieg działa?

1. Faktury są zatwierdzone przed terminem dla księgowości. Firma ustala dzień miesiąca, do którego faktury za poprzedni miesiąc mają być gotowe, i widzi, ile z nich jest jeszcze w obiegu. Księgowość dostaje komplet na czas.
2. Każdy wie, na jakim etapie jest faktura. Firma widzi, kto opisał fakturę, kto ją zatwierdził i na czyją decyzję jeszcze czeka, bez pytania w mailach.
3. Faktury są płacone w terminie. Zatwierdzona faktura ma termin płatności w jednym rejestrze, więc zapłata nie umyka.
4. Księgowość nie dopytuje. Zanim księgowość dostanie fakturę, ktoś w firmie potwierdził, że wydatek jest zasadny, i opisał go.

Fakty kluczowe

• Obieg faktury kosztowej składa się z czterech rodzajów kroków: rejestracji, opisu, akceptacji i dekretacji.
• Każdy krok ma własną nazwę oraz ustawienie, kto go wykonuje, kiedy działa, ile osób decyduje i ile jest czasu na decyzję.
• Akceptacja może dotyczyć kosztu albo zapłaty i może wystąpić kilka razy.
• Zgoda na zapłatę może działać obok księgowania albo przed przekazaniem faktury do księgowości.
• Obieg kończy eksport do programu księgowego, po którym faktura powinna być zablokowana przed zmianami.
• Faktura z KSeF jest otrzymana w dniu nadania jej numeru, niezależnie od pobrania.
• KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku wystawienia, ale nie przechowuje opisu ani akceptacji.

Najczęstsze pytania

Czy mała firma potrzebuje formalnego obiegu faktur?

Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy jeden krok: osoba, która kupowała, opisuje fakturę. Kolejne kroki są potrzebne, gdy faktury zaczynają dotyczyć różnych osób, bo wtedy przy każdej pojawia się pytanie, czyja jest i czy trzeba ją zapłacić.

Czy obieg wydłuża drogę faktury do księgowania?

Nie. Obieg dzieje się w firmie, zanim faktury dostanie księgowość. Księgowość dostaje komplet opisanych i zatwierdzonych faktur, więc nie traci czasu na wyjaśnienia.

Czy obieg można zmienić później?

Tak. Obieg to ustalenie firmy, więc można dodać krok, próg kwotowy albo kolejną osobę, gdy firma rośnie.

Czy KSeF zastępuje obieg faktur?

Nie. KSeF dostarcza faktury i przechowuje je. Opis, akceptacja, dekretacja i dostęp do faktur pozostają po stronie firmy.

Kto powinien zatwierdzać faktury kosztowe?

Osoba, która zna zakup i odpowiada za koszt. Przy wyższych kwotach firma może dodać kolejny etap akceptacji.

Jak to działa w KSeFobiegu

W KSeFobiegu firma układa własny obieg z czterech rodzajów kroków: rejestracji dokumentu, opisu, akceptacji i dekretacji. Każdy krok i jego przycisk firma nazywa po swojemu, na przykład „Akceptacja projektu” albo „Akceptacja WZ”. Dla każdego kroku ustawia, kto go wykonuje (rola, zespół, osoba wskazana na fakturze albo tabela według MPK lub projektu), kiedy działa (zawsze albo według kwoty, dostawcy, kategorii, MPK lub projektu) i czy wystarczy jedna decyzja. Akceptacja może dotyczyć kosztu albo zapłaty, a zgoda na zapłatę może działać obok księgowania albo przed nim. Na start firma wybiera jeden z sześciu gotowych szablonów, od „Jeden krok” po „Rejestracja i akceptacje”, i zmienia go według potrzeb. Gotowe faktury są eksportowane do Comarch Optima, Symfonii, Rewizora, Rachmistrza albo enova365. Wyeksportowana faktura jest zablokowana przed zmianami, a odblokować ją może tylko osoba z uprawnieniem, podając powód.

Zobacz elektroniczny obieg faktur →