Elektroniczny obieg faktur w firmie

Elektroniczny obieg faktur zaczyna się w chwili, w której dostawca wystawi fakturę na NIP firmy. Dokument czeka wtedy w KSeF, a firma odpowiada za resztę drogi: przydział do osoby, która zna zakup, zgodę na koszt, opis wydatku oraz przekazanie kompletu do księgowości. KSeFobieg prowadzi fakturę przez każdy z tych etapów i zapisuje przy niej wszystko, co się wydarzyło.

KSeF zmienił punkt startowy tej drogi. Wcześniej faktura przychodziła mailem albo pocztą, więc obieg zaczynał się od osoby, która ją odebrała. Dzisiaj dokument czeka w systemie państwowym od chwili wystawienia, a firma odpowiada za to, żeby trafił do właściwych rąk i wrócił opisany na czas. Obieg faktur kosztowych przestaje być kwestią porządku, a staje się warunkiem terminowego rozliczenia miesiąca.

Firmy, do których wpływa od kilkudziesięciu faktur kosztowych miesięcznie i w których zakupy robi więcej niż jedna osoba. Firmy z działami rozliczającymi własne budżety. Spółki, w których o zapłacie decyduje zarząd, dział finansowy albo wyznaczona do tego osoba.

KSeFobieg łączy się z KSeF tokenem firmy i pobiera faktury cyklicznie. Pilny dokument sprowadza się także na żądanie, a historia pobrań pokazuje datę każdego przebiegu oraz liczbę dokumentów, które przyniósł.

Faktury sprzedażowe wystawione przez firmę trafiają do osobnego rejestru i stamtąd do eksportu dla księgowości. Limit planu obejmuje wyłącznie faktury zakupowe.

Rejestr pokazuje faktury wybranego miesiąca, a zakładki dzielą je według etapu obiegu: czekające na decyzję, opisane, gotowe do eksportu oraz przekazane do księgowości. Przy każdej fakturze widać dostawcę, kwotę brutto, termin płatności oraz osobę, która wykonuje bieżący krok.

Podgląd otwiera obraz faktury obok jej danych, więc sprawdzenie pozycji nie wymaga pobierania pliku. Osoby pracujące na wielu fakturach naraz korzystają z działań zbiorczych: zaznaczają kilkanaście pozycji i wykonują na nich ten sam krok jednym poleceniem.

Wyszukiwanie obejmuje dostawcę, numer faktury, kwotę oraz opis wydatku, więc odszukanie dokumentu sprzed kilku miesięcy zajmuje chwilę. Każdy pracownik widzi w rejestrze wyłącznie faktury ze swojego zakresu, według zasad opisanych na stronie elektronicznego obiegu dokumentów.

kliknij, aby powiększyć

Faktura skierowana do wyjaśnienia wraca do kroku wskazanego w definicji i przechodzi ponownie każdy krok od tego miejsca. Faktura odrzucona kończy obieg z podaniem powodu i zostaje poza eksportem. Faktura wystawiona omyłkowo na NIP firmy zostaje oznaczona jako dokument błędny, co wymaga osobnego uprawnienia.

Każda z tych decyzji zostaje w historii faktury razem z powodem, datą i nazwiskiem osoby, która ją podjęła.

Faktury bez decyzji widać w rejestrze po znaczniku „po terminie". Codzienne zestawienie oczekujących faktur trafia do osób, które mają je wykonać, a jego zakres wynika z ustawień powiadomień każdej z nich.

Faktura zaliczkowa oraz rozliczająca ją faktura końcowa stanowią parę, więc do zapłaty wchodzi wyłącznie kwota pozostała po zaliczce. Korekta przechodzi obieg tak samo jak faktura pierwotna, a w eksporcie towarzyszy jej odwołanie do dokumentu, który koryguje.

Faktura w walucie obcej dostaje kurs z tabeli Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Eksport niesie kwoty przeliczone razem z fakturą.

Księgowość nadaje fakturze konto księgowe, kategorię oraz miesiąc rozliczenia VAT. Krok dekretacji pojawia się w obiegu wtedy, gdy księgowość pracuje w KSeFobiegu; w pozostałych przypadkach obieg kończy się na gotowości do eksportu, a dekretację wykonuje program księgowy.

Ustawienie obiegu krok po kroku opisuje poradnik obieg faktur kosztowych krok po kroku.

Jedno konto obsługuje kilka firm, a przełącznik w panelu prowadzi między nimi. Każda firma ma własny obieg, własne uprawnienia i własny eksport.