Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Rejestracja, opis i akceptacja dokumentu po stronie firmy. Dekretacja i eksport do programu księgowego po stronie księgowości.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów porządkuje drogę, którą pokonuje każdy dokument kosztowy firmy: od chwili wpłynięcia, przez opis i zgodę osób odpowiedzialnych, aż po przekazanie księgowości.
Program do obiegu dokumentów odpowiada za to, żeby każdy z tych etapów miał wykonawcę i termin. W KSeFobiegu drogę dokumentu układa sama firma, dobierając kroki do własnego procesu, a dokumenty pochodzą z dwóch źródeł: z KSeF oraz z plików dodanych przez pracowników.
Dla kogo
Firmy, w których o zakupach decyduje więcej niż jedna osoba, a faktury kosztowe wymagają zgody przed zaksięgowaniem. Firmy prowadzące kilka spółek z jednego konta. Biura rachunkowe, które chcą, żeby klient sam opisał i zatwierdził swoje koszty, opisane osobno na stronie dla biur rachunkowych.
Jak działa obieg dokumentów
1. Pobranie
Faktury wystawione na NIP firmy przychodzą z KSeF. Dokumenty spoza KSeF, czyli rachunki, paragony i faktury zagraniczne, firma dodaje z pliku.
2. Opis
Osoba odpowiedzialna za zakup wskazuje cel wydatku, kategorię księgową oraz miejsce powstawania kosztów. Szczegóły opisuje strona opisywania faktur kosztowych.
3. Akceptacja kosztu
Dokument przechodzi akceptacje ustawione przez firmę, z terminem na decyzję i wskazanym wykonawcą każdego kroku.
4. Akceptacja zapłaty
Osoba decydująca o wydatkach zgadza się na zapłatę. Faktura bez zgody zostaje poza plikiem przelewów.
5. Eksport
Dokumenty zakończone w obiegu tworzą plik dla programu księgowego.
Co zyskuje firma
- Komplet faktur firmy w jednym rejestrze, razem z dokumentami spoza KSeF.
- Koszt opisuje osoba, która zna zakup, więc księgowość dostaje komplet informacji od razu.
- Odpowiedź na pytanie „kto to zatwierdził" dostępna przy dokumencie, z datą i nazwiskiem.
- Komplet dokumentów dla księgowości gotowy w terminie ustalonym przez firmę.
- Stan każdego dokumentu i termin jego płatności widoczne w rejestrze.
Dokumenty w obiegu
Do obiegu wchodzą faktury zakupowe pobrane z KSeF oraz dokumenty kosztowe spoza niego, czyli rachunki, paragony i faktury zagraniczne, dodawane z pliku. Wszystkie przechodzą ten sam obieg i kończą w tym samym eksporcie.
Drogę faktury kosztowej z KSeF opisuje strona elektronicznego obiegu faktur, a dodawanie dokumentów z pliku strona dokumentów kosztowych spoza KSeF.
Schematy obiegu
Sześć gotowych schematów do wyboru jednym kliknięciem.
Jeden krok
Jedna osoba opisuje dokument i jest on gotowy do eksportu. Dla firmy, w której nikt nikomu nie akceptuje kosztów.
Opis i akceptacja
Dokument opisuje przypisana osoba, a bez przypisania zarząd. Zarząd akceptuje koszt.
Akceptacja kwotowa
Dokument opisuje przypisana osoba, a bez przypisania zarząd. Kierownik akceptuje koszt, a od 10 000 zł brutto akceptuje także zarząd.
Akceptacja kosztu i zapłaty
Dokument opisuje przypisana osoba, a bez przypisania zarząd. Kierownik akceptuje koszt. Faktura trafia do księgowości od razu, a zapłata czeka na zgodę zarządu.
Akceptacja kosztu i zapłaty przed księgowaniem
Dokument opisuje przypisana osoba, a bez przypisania zarząd. Kierownik akceptuje koszt, a zarząd zgadza się na zapłatę, zanim faktura trafi do księgowości.
Rejestracja i akceptacje
Wyznaczona osoba przyjmuje dokument oraz nadaje mu MPK i projekt. Dokument opisuje przypisana osoba, a bez przypisania zarząd. Kierownik akceptuje koszt, a akceptacja zarządu idzie według MPK.
Firma przebudowuje każdy schemat pod własną organizację: dodaje i usuwa kroki, wskazuje wykonawcę każdego kroku, warunek jego włączenia oraz termin na decyzję.
Definicja obiegu, czyli system obiegu dokumentów po swojemu
Obieg zawiera cztery rodzaje kroków: rejestrację dokumentu, opis, akceptację i dekretację, a kończy go eksport do programu księgowego. Dobór kroków to decyzja o tym, jak ma wyglądać proces obiegu dokumentów w firmie. Akceptacja pojawia się tyle razy, na ilu szczeblach zapada decyzja o wydatku, a jedynym wymogiem pozostaje opis albo jedna akceptacja.
Ustawienia każdego kroku:
- Wykonawca: rola, zespół, tabela „MPK albo projekt do roli lub zespołu", osoby wskazane przy dokumencie. Decyzja: wystarczy jedna osoba albo wymagane są wszystkie.
- Warunek włączenia: kwota brutto od i do, NIP dostawcy w liście albo poza listą, kategoria, MPK, projekt.
- Powrót: krok, do którego wraca dokument skierowany do wyjaśnienia.
- Termin: liczba dni roboczych na decyzję.
- Zapas: rola albo zespół przejmujący krok, gdy wskazany wykonawca nie może go wykonać.
Akceptacja dotycząca zapłaty wstrzymuje przekazanie do księgowości albo toczy się równolegle, nie zatrzymując dokumentu.
Produkt do sprawdzenia od środka
Pełny dostęp przez 14 dni, bez podawania karty. Pobranie z KSeF, wybór schematu obiegu i pierwszy opis kosztu zajmują kilkanaście minut. Każdy plan obejmuje wszystkie funkcje.
Uprawnienia, role i zespoły
Rola określa, co osoba wykonuje w obiegu: opisuje dokumenty, akceptuje koszty, zatwierdza zapłatę, dekretuje albo zarządza całym obiegiem. Zespół to dział firmy albo grupa osób pracujących razem, a rola nadana zespołowi rozszerza uprawnienia jego członków.
Krok obiegu wskazuje rolę albo zespół, więc zmiana składu działu nie wymaga przebudowy obiegu. Nowy pracownik dodany do zespołu przejmuje kroki tego zespołu od razu.
Wersje obiegu
Każda zmiana obiegu tworzy nową wersję, a poprzednie zostają dostępne w historii. Przed zapisaniem firma sprawdza układ kroków na wybranym dokumencie i widzi, którędy przeszedłby on według nowych ustawień.
Przy zapisie KSeFobieg podaje liczbę dokumentów będących w toku i pyta, czy przechodzą na nowy obieg, czy kończą według dotychczasowego.
Widoczność dokumentów
Dostęp do dokumentu ma każdy, kto spełnia jeden z czterech warunków:
- bierze udział w jego obiegu, na przykład ma go opisać albo już zaakceptował,
- odpowiada za jego MPK lub projekt, na przykład kierownik Marketingu za MPK „Marketing",
- należy do działu z włączoną widocznością, w którym ktoś na tym dokumencie działał,
- pełni rolę obejmującą wszystkie dokumenty, na przykład zarząd, finanse albo księgowość.
Dokument spoza tego zakresu nie pojawia się na liście, w wyszukiwarce ani w podglądzie.
Pytania i historia
Pytania do dokumentu kierowane do wskazanych osób z dostępem do dokumentu, z powiadomieniem mailowym i odpowiedziami adresatów.
Historia zawiera każdą decyzję, zmianę danych i dopasowanie przelewu, z datą i osobą. Dostęp do niej wymaga osobnego uprawnienia.
Terminy kroków
Termin na decyzję liczy się w dniach roboczych, od chwili wejścia dokumentu w dany etap. Dokumenty bez decyzji widać w rejestrze po znaczniku „po terminie". Codzienne zestawienie oczekujących dokumentów trafia do osób, które mają je wykonać.
Eksport do programu księgowego
Dokumenty, które zakończyły obieg, trafiają do eksportu dla programu księgowego, a po eksporcie zostają zamknięte na zmiany danych.
Poradnik
Pobieranie faktur z KSeF krok po kroku opisuje poradnik jak pobrać faktury kosztowe z KSeF, a nadanie uprawnień i tokenu poradnik token KSeF i uprawnienia.
Cena i uruchomienie
Stawki wszystkich planów podaje cennik. Cena zależy od liczby dokumentów zakupowych i firm, a liczba osób w obiegu nie wpływa na nią w żadnym planie. Plan bezpłatny pozwala sprawdzić produkt na własnych dokumentach.
Uruchomienie obejmuje założenie konta, podanie tokenu KSeF i wybór schematu obiegu. Abonament nie zawiera opłat wdrożeniowych, a czas próbny płatnego planu nie wymaga podania karty.
Najczęstsze pytania o obieg dokumentów
Nic. Abonament nie zawiera opłaty wdrożeniowej ani opłaty za stanowisko, a stawki wszystkich planów podaje cennik.
Założenie konta, podanie tokenu KSeF i wybór schematu obiegu zajmują kilkanaście minut.
Tak. W każdym planie firma układa własny obieg z kroków dostępnych w panelu, wskazując przy każdym kroku wykonawcę, warunek włączenia oraz termin na decyzję.
Tak. Podczas rozmowy poznajemy proces firmy, układamy kroki wraz z warunkami i wykonawcami, a gotowy obieg zapisujemy na koncie. Usługa jest płatna jednorazowo, a wycenę przygotowujemy po kontakcie.
Tak. Przy zapisie zmiany KSeFobieg podaje liczbę dokumentów będących w toku i pyta, co się z nimi stanie. Pierwsza opcja przenosi je na nowy obieg: dokument zostaje na tym samym kroku, o ile nowy obieg ten krok zawiera, zakończone kroki pozostają zamknięte, a dotychczasowe decyzje zostają w historii. Druga zostawia je na dotychczasowym obiegu, więc nowy obejmie wyłącznie dokumenty, które wpłyną po zmianie.
Nie. Przepisy nakazują wystawianie i odbieranie faktur przez KSeF, natomiast sposób ich opisu i akceptacji zostaje decyzją firmy.
Brak wskazanej osoby odpowiedzialnej za dokument, brak terminu na decyzję oraz opis powstający dopiero u księgowej. Każdy z nich kończy się dopytywaniem i przesuwaniem rozliczenia miesiąca.
Skraca czas między wpłynięciem dokumentu a jego zaksięgowaniem oraz porządkuje decyzje o wydatkach, a przy fakturach z terminem płatności ogranicza opóźnienia w zapłacie.
Nie. Akceptację wykonuje się przy dokumencie, a przy decyzji zostaje data i nazwisko.
KSeF wystawia i przechowuje faktury. Decyzje o kosztach, opis dokumentu i akceptacje zostają po stronie firmy, i tę część obsługuje obieg dokumentów.
System elektronicznego obiegu dokumentów. KSeFobieg obsługuje obieg dokumentów kosztowych i sprzedażowych, od rejestracji do eksportu.
Tak. Dokument dodany z pliku przechodzi ten sam obieg co faktura z KSeF i kończy w tym samym eksporcie.
Osoba biorąca udział w obiegu dokumentu, właściciel jego MPK albo projektu, członek działu z włączoną widocznością oraz osoba z rolą obejmującą wszystkie dokumenty.
Bez limitu. Cena zależy od liczby dokumentów zakupowych i firm, nie od liczby osób.
Ułóż obieg swojej firmy.
Załóż konto, podłącz KSeF i wybierz jeden z gotowych schematów obiegu.