Kto widzi które koszty w firmie: dostęp do faktur kosztowych

Firmy, które pobierają faktury z KSeF, zgłaszają ten sam problem: każdy pracownik z dostępem do faktur widzi wszystkie koszty firmy. Rozwiązaniem jest zakres dostępu. Pracownik widzi faktury, nad którymi pracuje, i koszty, za które odpowiada.

Dlaczego pracownicy widzą wszystkie faktury z KSeF?

Uprawnienie do przeglądania faktur w Aplikacji Podatnika KSeF obejmuje całą listę faktur firmy. Nie można go zawęzić do wybranych dostawców, kwot ani okresów. Wiele programów, które pobierają faktury z KSeF, również nie pozwala ograniczyć dostępu do pojedynczych faktur. Uprawnienia KSeF opisuje poradnik Token KSeF i uprawnienia: jak je nadać.

Jakie koszty w firmie są poufne?

Najczęściej wynagrodzenia. Współpracownik na B2B wystawia firmie fakturę za swoją pracę, więc jego wynagrodzenie jest kwotą na fakturze kosztowej. Poufne bywają też:

• warunki handlowe dostawców: ceny, rabaty i terminy płatności,
• usługi doradcze i prawne,
• koszty projektów i działów, za które odpowiadają inne osoby.

Od czego zależy, kto widzi fakturę?

Dostęp wynika z pracy nad fakturą i z odpowiedzialności za koszt. Fakturę widzą:

• osoba na bieżącym kroku obiegu,
• osoby, które podjęły już decyzję przy fakturze,
• osoba, która dodała dokument spoza KSeF,
• właściciel MPK przypisanego do faktury,
• właściciel projektu przypisanego do faktury,
• dział z włączoną widocznością, gdy przy fakturze pracuje ktoś z tego działu.

Wszystkie faktury firmy widzą osoby z takim uprawnieniem, zwykle właściciel i księgowość. Rejestr sprzedaży ma osobne uprawnienie.

Firma ustawia obieg raz. Nowa osoba w zespole od pierwszego dnia widzi faktury ze swojego zakresu, bez nadawania uprawnień do każdej faktury osobno.

Co widzi pracownik poza swoim zakresem?

Nic. Faktura spoza zakresu nie pojawia się na liście, w wyszukiwarce ani w podglądzie. Pracownik nie otworzy jej także przez bezpośredni adres.

Jak sprawdzić, kto widzi fakturę?

Przy każdej fakturze jest lista osób, które ją widzą, razem z powodem dostępu. Właściciel firmy sprawdza zakres dostępu przy dokumencie, bez przeglądania ustawień.

Akceptant także pracuje tylko na fakturach ze swojego zakresu. Akceptację opisuje poradnik Akceptacja faktur z KSeF przed księgowaniem.

Fakty kluczowe

• Uprawnienie do przeglądania faktur w KSeF obejmuje wszystkie faktury firmy i nie można go zawęzić.
• Wynagrodzenie współpracownika na B2B jest kwotą na fakturze kosztowej.
• Dostęp do faktury może wynikać z pracy nad nią i z odpowiedzialności za MPK albo projekt.
• Faktura spoza zakresu jest niedostępna na liście, w wyszukiwarce i pod bezpośrednim adresem.

Najczęstsze pytania

Czy księgowość widzi wszystkie faktury?

Zwykle tak. Księgowość dekretuje i eksportuje wszystkie faktury firmy, więc firma nadaje jej dostęp do całego rejestru.

Czy właściciel MPK widzi faktury, których sam nie akceptuje?

Tak. Właściciel MPK widzi wszystkie faktury przypisane do swojego miejsca powstawania kosztów, także te, które akceptuje ktoś inny.

Jak to działa w KSeFobiegu

W KSeFobiegu zakres dostępu wynika z obiegu ustawionego przez firmę oraz z odpowiedzialności za MPK i projekty. Firma decyduje, kto widzi które koszty, a pracownik i zespół mają dostęp do własnych dokumentów.

Dostęp do dokumentów w elektronicznym obiegu →