Faktury zakupowe w KSeF: odbiór i terminy
Faktura zakupowa w KSeF jest odebrana w dniu, w którym KSeF nada jej numer. Nabywca nie musi niczego potwierdzać, a od tego dnia liczy się między innymi prawo do odliczenia VAT. Inaczej jest tylko z fakturami wystawionymi w trybie offline albo w czasie awarii KSeF, które pojawiają się w systemie później.
Kiedy faktura zakupowa jest odebrana w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana jest otrzymana przy użyciu KSeF w dniu, w którym system nada jej numer. Dostawca wysyła fakturę do KSeF, KSeF nadaje numer i od tej chwili faktura jest u nabywcy, nawet jeśli nikt w firmie jej jeszcze nie otworzył.
Czym różni się odbiór od pobrania?
| Odbiór | Pobranie | |
|---|---|---|
| Co to jest | skutek prawny: faktura jest otrzymana | czynność firmy: ściągnięcie faktury z KSeF |
| Kiedy następuje | w dniu nadania numeru KSeF | wtedy, gdy firma albo jej program pobierze fakturę |
| Czy wymaga działania | nie | tak, ręcznie albo automatycznie |
| Od czego zależą terminy | od odbioru | nie zależą od pobrania |
Faktura jest więc odebrana, zanim firma ją pobierze. Jak pobierać faktury, opisuje poradnik Jak pobrać faktury kosztowe z KSeF.
Od kiedy można odliczyć VAT z faktury zakupowej?
Prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę. Przy fakturze z KSeF dniem otrzymania jest dzień nadania numeru. Ocena konkretnego odliczenia należy do księgowości.
Co z fakturami offline i z czasu awarii KSeF?
Faktura offline. Dostawca może wystawić fakturę poza KSeF i wysłać ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym. Nabywca otrzymuje ją w dniu nadania numeru w KSeF.
Faktura z czasu awarii. W czasie awarii KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów dostawca wystawia fakturę poza systemem i ma 7 dni roboczych od końca awarii na wysłanie jej do KSeF. Taka faktura jest otrzymana w dniu, w którym nabywca faktycznie ją dostał, a najpóźniej w dniu nadania jej numeru w KSeF.
W obu przypadkach faktura pojawia się w KSeF z opóźnieniem, więc pobieranie faktur powinno sięgać kilka dni wstecz, a nie tylko od ostatniego pobrania.
Co zrobić z fakturą wystawioną przez pomyłkę?
W KSeF pojawiają się też faktury wystawione na Twój NIP przez pomyłkę. Faktura jest odebrana, ale firma nie musi jej księgować. Jak ją rozpoznać i co dalej, opisuje poradnik Błędna faktura w KSeF: czy można ją odrzucić.
Fakty kluczowe
- Faktura zakupowa w KSeF jest odebrana w dniu nadania jej numeru w KSeF.
- Odbiór nie wymaga żadnego działania nabywcy.
- Prawo do odliczenia VAT nie powstaje wcześniej niż za okres otrzymania faktury.
- Dostawca wysyła fakturę offline do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
- Fakturę z czasu awarii dostawca wysyła do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od końca awarii.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba potwierdzać odbiór faktury w KSeF?
Nie. Faktura jest odebrana w dniu nadania numeru w KSeF, bez działania nabywcy.
Czy faktura jest odebrana, jeśli jej nie pobrałem?
Tak. Odbiór zależy od nadania numeru w KSeF, a nie od pobrania faktury przez firmę.
Dlaczego faktura zakupowa pojawiła się w KSeF kilka dni po dacie wystawienia?
Najczęściej dostawca wystawił ją w trybie offline albo w czasie awarii KSeF i wysłał do systemu później. Data otrzymania to wtedy dzień nadania numeru albo dzień faktycznego otrzymania przy awarii.
Jak to działa w KSeFobiegu
KSeFobieg pobiera faktury zakupowe z KSeF automatycznie i powiadamia o każdej nowej fakturze. Następnie prowadzi ją przez opis, akceptację, dekretację i eksport do programu księgowego.
Źródła
Stan na