Jak pobrać faktury kosztowe z KSeF

Faktury od dostawców pojawiają się w Krajowym Systemie e-Faktur zaraz po ich wystawieniu. To zmienia sposób pracy działów księgowych: dokument nie przychodzi już mailem ani papierowo, tylko trzeba go pobrać z KSeF i przeprowadzić przez wewnętrzny obieg. W tym poradniku pokazujemy wszystkie sposoby pobierania faktur kosztowych, od ręcznego klikania w portalu po w pełni automatyczny odbiór.

Odbiór a pobranie faktury: dwie różne rzeczy

Zanim przejdziemy do praktyki, warto rozróżnić dwa pojęcia, które w KSeF znaczą co innego:

• Odbiór faktury to ustawowe doręczenie. Następuje automatycznie w chwili nadania numeru KSeF przez system i nie wymaga żadnego działania nabywcy. Od tej daty liczą się terminy podatkowe.
• Pobranie faktury to techniczne ściągnięcie dokumentu XML do programu księgowego, do obiegu dokumentów albo na dysk. To czynność operacyjna, nie prawna.

Innymi słowy: fakturę „masz" w KSeF automatycznie, ale żeby ją opisać, zaakceptować i zaksięgować, musisz ją pobrać.

Sposób 1. Ręcznie w Aplikacji Podatnika KSeF

Bezpłatna Aplikacja Podatnika udostępniona przez Ministerstwo Finansów pozwala pobrać faktury bez własnego oprogramowania:

1. Zaloguj się do KSeF (podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub tokenem).
2. Przejdź do zakładki Otrzymane faktury. Znajdziesz tam wszystkie faktury kosztowe wystawione na Twój NIP.
3. Skorzystaj z filtrów (NIP sprzedawcy, data wystawienia lub otrzymania, numer KSeF, numer faktury), aby szybko znaleźć właściwy dokument.
4. Pobierz fakturę w wybranym formacie: XML (oryginalna faktura ustrukturyzowana) lub PDF (wizualizacja).

To rozwiązanie sprawdza się przy pojedynczych dokumentach. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie ręczne klikanie staje się codziennym obowiązkiem, o którym łatwo zapomnieć, a każdy pominięty dzień to dokumenty czekające bez wiedzy firmy.

Sposób 2. Automatycznie przez token lub certyfikat

Programy finansowo-księgowe oraz systemy obiegu faktur mogą pobierać dokumenty z KSeF automatycznie, bez logowania do portalu. Konfiguracja sprowadza się do jednorazowego kroku: w portalu KSeF nadajesz uprawnienia i generujesz token (albo rejestrujesz certyfikat), a następnie zapisujesz go w aplikacji, która ma pobierać faktury.

Od tej chwili dokumenty spływają w tle, a system może powiadamiać właściwe osoby o każdej nowej fakturze. To najwygodniejszy wariant dla firm, które co miesiąc odbierają dziesiątki lub setki faktur zakupowych, oraz dla biur rachunkowych, które robią to dla wielu klientów jednocześnie.

Dwie rzeczy warto sprawdzić przed wyborem narzędzia:

• Zakres pobierania. Czy system pobiera komplet dokumentów wystawionych na Twój NIP, czy tylko te, o które zapytasz.
• Model rozliczeń. Część programów księgowych rozlicza samą wymianę z KSeF osobno, pakietami dokumentów. Przy rosnącej liczbie faktur warto wiedzieć, czy pobieranie mieści się w cenie, którą już płacisz.

Sposób 3. Bez logowania: tryb anonimowy i kod QR

Pojedynczą fakturę można pobrać także bez logowania do KSeF: w trybie anonimowym na portalu Ministerstwa Finansów lub przez zeskanowanie kodu QR z wizualizacji dokumentu. Warunkiem jest podanie danych weryfikacyjnych faktury i nabywcy. To opcja awaryjna, przydatna na przykład wtedy, gdy kontrahent przysłał wizualizację, a Ty chcesz sięgnąć po oryginał. Regularnego obiegu na tym się nie zbuduje.

Jak często pobierać faktury z KSeF

Terminy podatkowe liczą się od momentu odbioru (automatycznego), a nie pobrania. Dlatego faktury warto pobierać regularnie, najlepiej codziennie. Dzięki temu masz aktualny obraz kosztów, nie przegapisz terminu płatności i unikniesz kumulacji dokumentów na koniec miesiąca. Rozwiązania z automatycznym pobieraniem robią to za Ciebie i powiadamiają o każdej nowej fakturze osobę odpowiedzialną za dany zakup.

Co zrobić z fakturami po pobraniu

Pobranie to dopiero początek. Każdy dokument musi jeszcze przejść przez decyzje: czy koszt jest zasadny, czego dotyczy, kto go zatwierdza i jak ma zostać ujęty w księgach. Ten ciąg kroków opisujemy w przewodniku po obiegu faktur kosztowych. Dwa etapy zasługują na osobną uwagę:

• akceptacja faktur z KSeF, czyli kto i jak zatwierdza koszty,
• dekretacja faktur kosztowych, czyli przygotowanie dokumentu dla księgowości.

Najczęstsze problemy przy pobieraniu faktur

• Format XML a PDF. Do księgowania potrzebujesz oryginału XML we wzorze FA. PDF to tylko wizualizacja dokumentu.
• Zakres dat. Przy ręcznym pobieraniu pamiętaj o filtrach dat, żeby nie pominąć faktur z początku lub końca okresu.
• Faktury błędne i pomyłkowe. Do KSeF trafiają też dokumenty wystawione na Twój NIP omyłkowo. Trzeba je zidentyfikować i odrzucić w wewnętrznym obiegu, zanim trafią do księgowości.
• Kto co widzi. Pobranie wszystkich faktur do jednego folderu oznacza, że każdy z dostępem widzi wszystko. Regularne pobieranie warto od razu połączyć z zakresem dostępu do dokumentów.

Najczęstsze pytania o pobieranie faktur z KSeF

Czy muszę pobierać faktury, skoro odbiór jest automatyczny? Formalnie faktura jest doręczona bez pobrania. W praktyce bez pobrania nikt w firmie jej nie zobaczy, nie opisze i nie zapłaci w terminie.

Czy mogę pobrać fakturę sprzed kilku miesięcy? Tak, dokumenty nie znikają z KSeF po ich odebraniu. Najprościej odszukać starszą fakturę po jej numerze KSeF.

Token czy certyfikat? Oba warianty pozwalają na automatyczny odbiór. O tym, który wybrać, zwykle decyduje aplikacja, którą podłączasz: sprawdź w jej instrukcji, czego oczekuje.

Automatyczne pobieranie i obieg faktur z KSeF w KSeFobieg

KSeFobieg pobiera faktury zakupowe z KSeF automatycznie i prowadzi je przez cały obieg: powiadomienie o nowej fakturze, akceptację, opis i dekretację, a na końcu eksport do programu księgowego. Każdy pracownik widzi wyłącznie faktury ze swojego zakresu. Zamiast ręcznie pobierać dokumenty z portalu, dostajesz uporządkowany, audytowalny obieg faktur kosztowych.

Zobacz elektroniczny obieg dokumentów →