Jak pobrać faktury kosztowe z KSeF

Faktury kosztowe pobiera się z KSeF na trzy sposoby: ręcznie w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, automatycznie przez program podłączony tokenem albo certyfikatem KSeF oraz bez logowania, po numerze KSeF albo kodzie QR z wizualizacji faktury. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy Aplikacja Podatnika, a przy kilkudziesięciu i więcej lepiej sprawdza się pobieranie automatyczne.

Czym różni się odbiór faktury od pobrania?

• Odbiór to skutek prawny. Faktura jest otrzymana w dniu, w którym KSeF nada jej numer, bez żadnego działania nabywcy.
• Pobranie to czynność firmy: ściągnięcie faktury z KSeF do programu, do obiegu albo na dysk.

Faktura jest więc w firmie od dnia nadania numeru, ale żeby ją opisać, zatwierdzić i przekazać księgowości, trzeba ją pobrać. Szczegóły opisuje poradnik Faktury zakupowe w KSeF: odbiór i terminy.

Jak pobrać faktury w Aplikacji Podatnika KSeF?

1. Zaloguj się przez login.gov.pl (profil zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-dowód) albo certyfikatem kwalifikowanym. Wskaż kontekst logowania, zwykle NIP firmy.
2. Otwórz listę faktur i przejdź do zakładki Faktury zakupowe (Podmiot2). Domyślnie aplikacja pokazuje faktury sprzedażowe z ostatnich 30 dni, więc zakładkę trzeba zmienić.
3. Zawęź listę filtrami: identyfikator sprzedawcy, numer KSeF, numer faktury, rodzaj daty z zakresem dat, kwota albo waluta.
4. Pobierz fakturę z podglądu szczegółów w formacie XML, czyli oryginalnej faktury ustrukturyzowanej, albo PDF, czyli wizualizacji.

Ten sposób sprawdza się przy pojedynczych dokumentach. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie ręczne pobieranie staje się codziennym obowiązkiem, o którym łatwo zapomnieć.

Jak pobierać faktury z KSeF automatycznie?

Program finansowo-księgowy albo system obiegu faktur pobiera faktury przez API KSeF, bez logowania do aplikacji. Firma raz nadaje mu dostęp: generuje w Aplikacji Podatnika token z uprawnieniem do przeglądania faktur albo korzysta z certyfikatu KSeF i zapisuje go w programie. Jak nadać uprawnienia i wygenerować token, opisuje poradnik Token KSeF i uprawnienia: jak je nadać.

Przed wyborem programu warto sprawdzić dwie rzeczy:

• Zakres pobierania. Czy program pobiera komplet faktur wystawionych na Twój NIP, czy tylko te, o które zapytasz.
• Model rozliczeń. Część programów rozlicza wymianę z KSeF osobno, pakietami dokumentów. Przy rosnącej liczbie faktur warto wiedzieć, czy pobieranie mieści się w cenie, którą już płacisz.

Jak pobrać fakturę z KSeF bez logowania?

Aplikacja Podatnika pozwala wyszukać pojedynczą fakturę bez logowania. Trzeba podać:

• numer KSeF faktury,
• numer faktury nadany przez sprzedawcę,
• identyfikator podatkowy nabywcy, na przykład NIP,
• imię i nazwisko albo nazwę nabywcy,
• kwotę należności ogółem.

Znalezioną fakturę można pobrać w formacie XML albo PDF. Drugą drogą jest kod QR na wizualizacji faktury: prowadzi do faktury w KSeF i pozwala pobrać jej plik XML bez kontaktu z wystawcą. To rozwiązanie na wyjątkowe sytuacje, na przykład gdy kontrahent przysłał PDF, a potrzebny jest oryginał.

Jak często pobierać faktury z KSeF?

Najlepiej codziennie. Faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru, a nie w dniu pobrania, więc regularne pobieranie daje aktualny obraz kosztów i czas na zatwierdzenie faktury przed terminem płatności. Faktury wystawione w trybie offline albo w czasie awarii KSeF pojawiają się w systemie z opóźnieniem, dlatego pobieranie powinno sięgać kilka dni wstecz.

Co zrobić z fakturami po pobraniu?

Pobranie to początek obiegu. Każdą fakturę trzeba jeszcze opisać, zatwierdzić i przygotować dla księgowości. Cały proces opisuje przewodnik po obiegu faktur kosztowych, a dwa jego etapy osobne poradniki:

• akceptacja faktur z KSeF, czyli kto i jak zatwierdza koszty,
• dekretacja faktur kosztowych, czyli przygotowanie dokumentu dla księgowości.

Jakie problemy pojawiają się przy pobieraniu faktur?

• XML a PDF. Fakturą jest plik XML. PDF to jej wizualizacja.
• Zakres dat. Przy ręcznym pobieraniu łatwo pominąć faktury z początku albo końca okresu, gdy filtr dat jest za wąski.
• Faktury błędne i pomyłkowe. W KSeF są też faktury wystawione na Twój NIP przez pomyłkę. Co z nimi zrobić, opisuje poradnik Błędna faktura w KSeF: czy można ją odrzucić.
• Kto co widzi. Wszystkie faktury pobrane do jednego folderu widzi każdy, kto ma do niego dostęp. Dlatego pobieranie warto połączyć z zakresem dostępu do dokumentów.

Fakty kluczowe

• Faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru w KSeF, niezależnie od pobrania.
• Aplikacja Podatnika KSeF pokazuje faktury zakupowe w zakładce Faktury zakupowe (Podmiot2).
• Do Aplikacji Podatnika loguje się przez login.gov.pl albo certyfikatem kwalifikowanym.
• Pojedynczą fakturę można pobrać bez logowania po numerze KSeF, numerze faktury, danych nabywcy i kwocie.
• Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

Najczęstsze pytania

Czy muszę pobierać faktury, skoro odbiór jest automatyczny?

Formalnie faktura jest otrzymana bez pobrania. W praktyce bez pobrania nikt w firmie jej nie zobaczy, nie opisze i nie zapłaci w terminie.

Czy mogę pobrać fakturę sprzed kilku miesięcy?

Tak. Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Starszą fakturę najprościej znaleźć po numerze KSeF.

Token czy certyfikat?

Oba pozwalają programowi pobierać faktury automatycznie. Token ma uprawnienia nadane przy jego generowaniu, a certyfikat KSeF tylko potwierdza tożsamość. Który wybrać, zwykle określa instrukcja programu, który podłączasz.

Dlaczego w Aplikacji Podatnika nie widzę faktur zakupowych?

Aplikacja domyślnie otwiera faktury sprzedażowe z ostatnich 30 dni. Faktury od dostawców są w zakładce Faktury zakupowe (Podmiot2).

Jak to działa w KSeFobiegu

KSeFobieg łączy się z KSeF tokenem z uprawnieniem do przeglądania faktur i sam pobiera każdą fakturę wystawioną na Twój NIP, także starsze, od wskazanej daty. O nowej fakturze powiadamia osobę odpowiedzialną za zakup, która ją opisuje i zatwierdza, a księgowość dostaje plik do swojego programu. Pobieranie z KSeF mieści się w abonamencie.

Testuj KSeFobieg 14 dni bez karty →