Błędna faktura w KSeF: czy można ją odrzucić

W KSeF nie można odrzucić faktury. Faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru, także wtedy, gdy jest błędna. Nabywca ma trzy inne drogi: odrzuca fakturę we własnym obiegu, więc nie jest ona przekazywana do księgowania ani do zapłaty, prosi sprzedawcę o fakturę korygującą, a fakturę podejrzaną o oszustwo zgłasza w Aplikacji Podatnika KSeF.

Gdzie można odrzucić fakturę?

Odrzucenie w obiegu firmy nie usuwa faktury z KSeF. Błąd na fakturze usuwa dopiero korekta wystawiona przez sprzedawcę.

Dlaczego błędna faktura jest w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana jest otrzymana w dniu, w którym KSeF nada jej numer. KSeF nie pyta nabywcy o akceptację, więc w systemie są wszystkie faktury wystawione na NIP firmy: poprawne, błędne, wystawione przez pomyłkę i fałszywe.

Jakie błędne faktury pojawiają się w KSeF?

Co zrobić z fakturą, która nie dotyczy Twojej firmy?

Najczęstsza przyczyna to pomyłka sprzedawcy w NIP nabywcy. KSeF nie sprawdza poprawności danych kontrahenta, więc przyjmuje taką fakturę, a ta pojawia się w KSeF firmy o podanym numerze NIP. Nie musi to być oszustwo. Procedurę poprawienia takiej faktury opisuje Ministerstwo Finansów:

1. Nie zatwierdzaj faktury w obiegu i nie przekazuj jej do zapłaty.
2. Poinformuj sprzedawcę o pomyłce i podaj numer KSeF faktury.
3. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą do zera z tym samym, błędnym NIP nabywcy oraz nową fakturę na właściwego nabywcę.
4. Korekta do zera pojawia się w KSeF Twojej firmy, bo ma Twój NIP jako nabywcy. Faktura i korekta razem dają zero.

Faktura, która dokumentuje transakcję, której nie było, nie daje prawa do odliczenia VAT. Sposób ujęcia takiej faktury i korekty w ewidencji ustala księgowość.

Kto poprawia błędną fakturę?

Sprzedawca. Gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji, podatnik wystawia fakturę korygującą. Od 1 lutego 2026 roku nabywca nie może już poprawić faktury notą korygującą, bo przepis o nocie został uchylony. Rola nabywcy to wykrycie błędu i przekazanie go sprzedawcy.

Jak zgłosić podejrzaną fakturę w KSeF?

Aplikacja Podatnika KSeF pozwala wysłać do Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie nadużycia dla faktury zakupowej:

1. Otwórz podgląd szczegółów faktury i kliknij „Zgłoszenie nadużycia”.
2. Wybierz powód: próba wyłudzenia nienależnej zapłaty, niechciane treści reklamowe, podejrzane linki, masowa wysyłka faktur, podszywanie się pod instytucję albo inny powód.
3. Wpisz uzasadnienie, zaznacz oświadczenie i kliknij „Zgłoś”.

Zgłoszenie można później wycofać z uzasadnieniem i ponownie zgłosić. Zgłoszenie nie usuwa faktury z KSeF.

Jak odrzucić fakturę w obiegu firmy?

Osoba, która zna zakup, sprawdza fakturę przed przekazaniem jej do księgowości i decyduje:

1. Zatwierdza, gdy faktura jest poprawna.
2. Wstrzymuje i pyta, gdy czegoś brakuje albo coś się nie zgadza.
3. Odrzuca z komentarzem, gdy faktura jest błędna, pomyłkowa albo podejrzana.

Faktura odrzucona w obiegu nie jest przekazywana do księgowania ani do zapłaty, a decyzja zostaje w historii dokumentu. Jak ułożyć akceptację, opisuje poradnik Akceptacja faktur z KSeF przed księgowaniem.

Fakty kluczowe

• W KSeF nie można odrzucić faktury. Jest otrzymana w dniu nadania jej numeru, bez akceptacji nabywcy.
• Fakturę można odrzucić w obiegu firmy, ale to nie usuwa jej z KSeF.
• Błąd na fakturze poprawia sprzedawca fakturą korygującą.
• Od 1 lutego 2026 roku nabywca nie wystawia not korygujących.
• Fakturę wystawioną na zły NIP nabywcy sprzedawca koryguje do zera i wystawia nową fakturę na właściwego nabywcę.
• Aplikacja Podatnika KSeF pozwala zgłosić nadużycie dla faktury zakupowej.

Najczęstsze pytania

Czy można odrzucić fakturę w KSeF?

Nie. Faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru. Firma może ją odrzucić w swoim obiegu i poprosić sprzedawcę o fakturę korygującą.

Co zrobić z fakturą wystawioną na moją firmę przez pomyłkę?

Odrzuć ją w obiegu, nie płać jej i poinformuj sprzedawcę. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą do zera z Twoim NIP oraz nową fakturę na właściwego nabywcę. Korekta pojawi się w KSeF Twojej firmy.

Czy nabywca może wystawić notę korygującą?

Nie. Od 1 lutego 2026 roku przepis o nocie korygującej jest uchylony. Błąd poprawia sprzedawca fakturą korygującą.

Czy trzeba zapłacić fakturę wystawioną przez pomyłkę?

Faktura nie zastępuje umowy ani zamówienia. Jeśli transakcji nie było, firma odrzuca fakturę w obiegu, nie płaci jej i wyjaśnia sprawę ze sprzedawcą. Ocena skutków podatkowych należy do księgowości.

Co daje zgłoszenie nadużycia?

Zgłoszenie otrzymuje Krajowa Administracja Skarbowa. Nie usuwa faktury z KSeF i nie zastępuje wyjaśnienia sprawy w firmie.

Jak to działa w KSeFobiegu

W KSeFobiegu firma ustawia akceptację dla każdej faktury z KSeF. Osoba odpowiedzialna za zakup zatwierdza fakturę, zadaje pytanie przy dokumencie albo odrzuca ją z komentarzem. Faktura odrzucona w obiegu jest widoczna w rejestrze jako odrzucona, a decyzja zostaje w historii faktury.

Zobacz elektroniczny obieg faktur →