Błędna faktura w KSeF: jak ją odrzucić
Do KSeF trafiają wszystkie faktury wystawione na Twój NIP: także błędne, zawyżone czy wystawione pomyłkowo na niewłaściwego nabywcę. System ich nie odfiltruje za Ciebie. Dlatego rozpoznanie i odrzucenie takich dokumentów to ważny element obiegu faktur kosztowych.
Dlaczego błędne faktury nie znikają same
W KSeF odbiór następuje automatycznie: faktura jest doręczona z chwilą nadania numeru KSeF, niezależnie od tego, czy jest poprawna. Nie ma odrzucenia na wejściu. To Ty, w wewnętrznym procesie, musisz zdecydować, co z danym dokumentem zrobić.
Typowe rodzaje błędnych faktur
- Pomyłkowy nabywca. Faktura wystawiona na Twój NIP przez pomyłkę.
- Błędne kwoty lub pozycje. Niezgodność z zamówieniem czy umową.
- Duplikaty. Ta sama faktura wprowadzona dwukrotnie.
- Faktury do korekty. Dokumenty wymagające faktury korygującej od wystawcy.
Jak je obsłużyć w obiegu
Kluczem jest akceptacja merytoryczna: zanim faktura trafi do księgowości, właściwa osoba potwierdza jej poprawność albo ją odrzuca. Dobry obieg pozwala:
- Oznaczyć fakturę jako błędną z komentarzem, czego dotyczy problem.
- Nie przekazać jej do dekretacji. Błędny dokument nie zanieczyszcza ksiąg.
- Zachować ślad. W rejestrze widać, że fakturę świadomie odrzucono i dlaczego.
Dzięki temu księgowość dostaje wyłącznie dokumenty zatwierdzone, a decyzje o odrzuceniu są audytowalne.
Rola kontroli dostępu
Odrzucanie błędnych faktur łączy się z zakresem dostępu do dokumentów: decyzję o poprawności kosztu podejmuje osoba, która faktycznie za niego odpowiada i widzi właściwe dokumenty.
Obsługa błędnych faktur w KSeFobieg
W KSeFobieg każda faktura z KSeF przechodzi akceptację: możesz ją zatwierdzić, zwrócić do wyjaśnienia lub odrzucić z komentarzem. Błędne i pomyłkowe dokumenty nie trafiają do księgowości, a cała decyzja zostaje w audytowalnej historii.