Wieloetapowe zatwierdzanie faktur kosztowych: progi kwotowe i kolejne etapy

Wieloetapowe zatwierdzanie faktur kosztowych to układ, w którym fakturę zatwierdza kolejno kilka osób, a to, ile etapów przejdzie faktura, zależy od kwoty, dostawcy, kategorii albo MPK. Zwykle pierwszy etap należy do osoby, która zna zakup, a kolejne do osób odpowiedzialnych za budżet firmy. Progi i kolejność ustala firma, a przepisy ich nie narzucają.

Kiedy wystarczy jeden etap, a kiedy potrzeba kilku?

Jeden etap wystarcza, gdy faktury dotyczą jednej albo dwóch osób, a decyzja o koszcie i tak zapada u właściciela. Kolejne etapy są potrzebne, gdy:

• faktury dotyczą wielu działów, projektów albo budżetów,
• osoba, która zamawiała, nie decyduje o wydatkach powyżej pewnej kwoty,
• firma chce osobno zgodzić się na koszt i osobno na zapłatę,
• część dostawców albo kategorii kosztów wymaga dodatkowej kontroli.

Kto przygotowuje fakturę do zatwierdzania?

Przed pierwszym etapem zatwierdzania warto dodać rejestrację. Osoba rejestrująca, na przykład z sekretariatu albo działu zakupów, sprawdza, czy faktura dotyczy firmy, nadaje jej MPK i projekt albo wskazuje osobę, która ma się nią zająć. Dzięki temu zatwierdzający dostają faktury już przypisane do właściwych budżetów.

Rejestracja nie musi się powtarzać przy każdej fakturze od tego samego dostawcy. Gdy osoba rejestrująca zapamięta MPK dla dostawcy, kolejne faktury od niego dostają to MPK automatycznie. Jeśli etap zatwierdzania wybiera osobę według MPK, te faktury od razu mają też właściwego zatwierdzającego.

Jak wygląda przykładowy podział zatwierdzania?

To przykład, a nie wzór. W małej firmie drugi etap to zwykle właściciel, a trzeciego nie ma. W firmie z działami pierwszy etap prowadzi kierownik według MPK albo projektu faktury.

Każdy etap odpowiada na inne pytanie. Pierwszy: czy zakup był zamówiony i zgadza się z ustaleniami. Kolejne: czy firma chce ponieść ten koszt teraz.

Jak ustawić progi kwotowe i inne warunki?

Etap może działać przy każdej fakturze albo tylko przy spełnionym warunku:

• Kwota brutto. Najczęstszy warunek: faktury od ustalonej kwoty dostają dodatkowy etap.
• Dostawca. Na przykład pierwsze zamówienie u nowego kontrahenta albo dostawca o podwyższonym ryzyku.
• Kategoria kosztu. Na przykład usługi doradcze albo sprzęt.
• MPK albo projekt. Zatwierdza osoba odpowiedzialna za dane MPK albo projekt.

Warunki można łączyć. Etap z kilkoma warunkami obejmuje tylko faktury, które spełniają je wszystkie.

Ile osób zatwierdza na jednym etapie?

Na każdym etapie firma wybiera jedną z dwóch zasad:

• Wystarczy jedna osoba. Etap kończy pierwsza osoba, która podejmie decyzję. Przydatne, gdy kilka osób może się zastępować.
• Wszyscy. Etap czeka na decyzję każdej ze wskazanych osób. Przydatne, gdy zgodę muszą wyrazić na przykład dwaj wspólnicy.

Zgoda na koszt a zgoda na zapłatę

Etap zatwierdzania może dotyczyć kosztu albo zapłaty:

• Zgoda na zapłatę obok księgowania. Faktura jest gotowa do księgowania, a zapłata czeka na zgodę.
• Zgoda na zapłatę przed księgowaniem. Faktura czeka na zgodę na zapłatę i dopiero po niej jest przekazywana do księgowości.

Dzięki temu osoba odpowiedzialna za płynność finansową decyduje o terminie przelewów, nie wstrzymując pracy księgowości.

Co z fakturą, która czeka za długo?

Każdy etap może mieć czas na decyzję w dniach roboczych. Po jego upływie faktura jest oznaczona jako spóźniona, więc widać, gdzie obieg stoi. Firma może też ustalić dzień miesiąca, do którego faktury za poprzedni miesiąc mają być gotowe dla księgowości, i sprawdzać, ile z nich jest jeszcze w obiegu.

Co ze śladem decyzji?

Przy każdej fakturze powinno zostać zapisane, kto ją zatwierdził, na którym etapie i kiedy, a przy odrzuceniu także dlaczego. Taki zapis rozstrzyga późniejsze pytania bez odtwarzania maili sprzed miesięcy. Odrzucenie jest równie ważną decyzją jak zatwierdzenie. Co zrobić z fakturą błędną albo wystawioną przez pomyłkę, opisuje poradnik Błędna faktura w KSeF: czy można ją odrzucić.

Fakty kluczowe

• Wieloetapowe zatwierdzanie to kilka kolejnych zgód na tę samą fakturę.
• Rejestracja przed zatwierdzaniem nadaje fakturze MPK i projekt, a MPK zapamiętane dla dostawcy działa przy kolejnych fakturach automatycznie.
• Liczba etapów może zależeć od kwoty brutto, dostawcy, kategorii kosztu, MPK albo projektu.
• Na etapie może wystarczyć jedna osoba albo potrzebna jest zgoda wszystkich wskazanych.
• Zgoda na zapłatę może działać obok księgowania albo przed przekazaniem faktury do księgowości.
• Zasady zatwierdzania ustala firma, przepisy ich nie narzucają.

Najczęstsze pytania

Czy zatwierdzanie faktur jest wymagane przepisami?

Nie. To wewnętrzna kontrola firmy. Przepisy regulują otrzymanie faktury i jej ujęcie w ewidencji, a zasady zatwierdzania wydatków firma ustala sama.

Ile etapów zatwierdzania powinna mieć faktura?

Tyle, ile firma potrzebuje do kontroli kosztów. Przy kosztach rutynowych zwykle jeden, powyżej progu kwotowego albo w wybranych kategoriach dwa. Każdy kolejny etap powinien wnosić nową decyzję, a nie powtarzać poprzednią.

Kto powinien zatwierdzać faktury powyżej progu kwotowego?

Osoba odpowiedzialna za budżet firmy: dyrektor finansowy, właściciel albo zarząd, zależnie od tego, jak firma jest zorganizowana.

Co z fakturami cyklicznymi, na przykład za abonamenty?

Mogą mieć krótszą ścieżkę, na przykład jeden etap osoby, która prowadzi dany koszt. Faktura nadal zostawia ślad decyzji.

Czy osoba zatwierdzająca musi widzieć wszystkie faktury firmy?

Nie. Wystarczy dostęp do faktur ze swojego zakresu. Jak to ustawić, opisuje poradnik Kto widzi które koszty w firmie: dostęp do faktur kosztowych.

Jak to działa w KSeFobiegu

W KSeFobiegu firma układa etapy zatwierdzania z kroków akceptacji i nazywa je po swojemu, na przykład „Akceptacja kierownika” czy „Akceptacja zapłaty”. Dla każdego etapu ustawia, kto zatwierdza (rola, zespół, osoba wskazana na fakturze albo tabela według MPK lub projektu), przy jakich fakturach etap działa (kwota, dostawca, kategoria, MPK, projekt), czy wystarczy jedna decyzja i ile jest czasu na decyzję. Krok rejestracji nadaje fakturze MPK i projekt, a opcja „Zapamiętaj to MPK dla tego dostawcy” ustawia MPK kolejnym fakturom od tego dostawcy. Gotowy szablon „Akceptacja kwotowa” dodaje drugi etap od 10 000 zł brutto, a szablon „Rejestracja i akceptacje” zaczyna obieg od rejestracji i prowadzi akceptację według MPK. Oba można zmienić.

Cały obieg opisuje poradnik Obieg faktur kosztowych krok po kroku.

Zobacz elektroniczny obieg faktur →