Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 21.10.2026

---

Pełna treść Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności (dalej „Polityka") określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego KSeF Obieg dostępnego pod adresem https://ksefobieg.pl (dalej „Serwis").

§ 1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ECBOX sp. z o.o. z siedzibą w Al. Komisji Edukacji Narodowej 36/112B, 02-797 Warszawa, NIP: 5213720525, REGON: 363631080, KRS: 0000598921 (dalej „Administrator" lub „Usługodawca").

§ 2. Definicje

• Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• Użytkownik – pracownik lub przedstawiciel Klienta, który korzysta z Usługi.
• Klient – podmiot, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usług.
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
• Przetwarzanie – operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.
• KSeF (Krajowy System e-Faktur) – system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
• Token autoryzacyjny KSeF – poświadczenie nadane przez Klienta, umożliwiające Serwisowi dostęp do jego faktur w KSeF w jego imieniu.

§ 3. Zakres i cele przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach:

1. Świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Dane Użytkowników (imię, nazwisko, adres e-mail, stanowisko) są niezbędne do założenia konta, zarządzania nim i świadczenia Usługi.
2. Obsługa faktur z KSeF (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO): przetwarzanie danych zawartych w fakturach Klienta w celu ich pobierania z KSeF, obiegu, archiwizacji i eksportu do systemów księgowych.
3. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Przetwarzanie danych w celu wystawiania faktur i prowadzenia dokumentacji księgowej.
4. Kontakt i wsparcie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane na nasz adres e-mail lub przez formularz kontaktowy, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes.
5. Analiza i rozwój (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Analizowanie sposobu korzystania z Serwisu w celu jego ulepszania, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes.
6. Marketing (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): Wysyłanie informacji handlowych i marketingowych wyłącznie za Twoją uprzednią zgodą.
7. Program poleceń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Konto założone z linku polecającego: osoba polecająca widzi w Serwisie nazwę firmy z profilu firmy, status polecenia i datę założenia konta. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Usługodawcy, czyli prowadzenie programu poleceń i przyznawanie nagród. Zasady programu opisuje Regulamin Programu Poleceń.

§ 4. Rola Administratora i Procesora

1. Administrator: Jesteśmy Administratorem danych osobowych Użytkowników (pracowników naszych Klientów).
2. Procesor (Podmiot Przetwarzający): W odniesieniu do danych osobowych zawartych w fakturach Klienta (np. danych kontrahentów), działamy jako Procesor na zlecenie Klienta (który jest ich Administratorem). Zasady tego przetwarzania reguluje umowa powierzenia zawarta w Regulaminie.

§ 5. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

1. Serwis łączy się z KSeF na podstawie tokenu autoryzacyjnego udostępnionego przez Klienta, wyłącznie w celu pobierania i przechowywania jego faktur.
2. Token autoryzacyjny KSeF przechowujemy w formie zaszyfrowanej i wykorzystujemy go jedynie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
3. Nie przekazujemy danych Klienta do KSeF poza zakresem i celem świadczonej Usługi.

§ 6. Pliki Cookies

1. Serwis używa plików cookies (ciasteczek) w celu zapewnienia prawidłowego działania, analizy ruchu oraz personalizacji.
2. Używamy cookies sesyjnych (tymczasowych) oraz stałych.
3. Cookies niezbędne do działania Serwisu (obsługa sesji, zabezpieczenie formularzy) zapisujemy zawsze. Cookies analityczne zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, usuwając pliki cookies w przeglądarce.
4. Do analizy ruchu korzystamy z Google Analytics, dostarczanego przez Google Ireland Limited. Po wyrażeniu zgody narzędzie zapisuje w Twojej przeglądarce cookies analityczne (m.in. _ga, _gid), pozwalające rozpoznać powracającą przeglądarkę.
5. Po wyrażeniu zgody używamy także reklamowych plików cookies Google Ads do pomiaru skuteczności naszych reklam.
6. Jeżeli nie wyrazisz zgody na cookies analityczne, nie zapisujemy ani nie odczytujemy w Twojej przeglądarce żadnych plików cookies analitycznych. Przekazujemy wówczas do Google wyłącznie zanonimizowaną informację o zdarzeniu (np. o wyświetleniu strony lub założeniu konta), bez identyfikatorów pozwalających powiązać ją z Tobą, Twoim urządzeniem lub Twoimi wcześniejszymi wizytami. Informacje te służą wyłącznie do oszacowania łącznej liczby zdarzeń w skali Serwisu.
7. Podstawą przetwarzania, o którym mowa w punkcie poprzedzającym, jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na badaniu skuteczności Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z § 3 pkt 5). Przysługuje Ci prawo wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania na zasadach opisanych w § 9.
8. Możesz zarządzać plikami cookies z poziomu swojej przeglądarki internetowej.

§ 7. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
2. Dane przetwarzane na podstawie umowy – przez czas jej trwania.
3. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania.
4. Po tym okresie dane mogą być przechowywane w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub w związku z obowiązkami prawnymi (np. podatkowymi).

§ 8. Odbiorcy danych

1. W celu prawidłowego świadczenia usług, dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
• Dostawcy usług IT: firmy hostingowe, dostawcy oprogramowania do obsługi klienta i analityki.
• Operatorzy płatności: w celu obsługi płatności za Usługi (np. Stripe, Inc.). Dane karty płatniczej są przekazywane bezpośrednio do operatora i nie są przechowywane przez Usługodawcę.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luksemburg): odczyt danych z dokumentów dodanych z pliku (funkcja OCR). Dokumenty są przetwarzane w centrach danych w Unii Europejskiej.
• Ministerstwo Finansów (Krajowy System e-Faktur): w zakresie niezbędnym do pobierania faktur Klienta na podstawie jego autoryzacji, zgodnie z § 5.
• Podmioty uprawnione na mocy prawa: sądy, organy ścigania, organy administracji publicznej, jeśli wystąpią z odpowiednim żądaniem.
2. Przekazanie danych odbywa się zawsze na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego zapewniającego odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
3. Niektóre z podmiotów przetwarzających, jak Stripe, Inc., mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takich przypadkach transfer danych odbywa się z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

1. Prawo dostępu do swoich danych.
2. Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych.
3. Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym).
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania.
5. Prawo do przenoszenia danych.
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

§ 10. Zabezpieczenia danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy zniszczeniem. Obejmują one m.in. szyfrowanie połączeń (SSL), kontrolę dostępu oraz regularne kopie zapasowe.

§ 11. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce. O wszelkich zmianach będziemy informować na tej stronie. Zachęcamy do regularnego jej odwiedzania.

§ 12. Kontakt

W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: [email protected].