Regulamin Świadczenia Usług KSeF Obieg

Data wejścia w życie: 01.11.2026

Niniejszy regulamin (dalej „Regulamin") określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://ksefobieg.pl.

§ 1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca – ECBOX sp. z o.o., z siedzibą pod adresem Al. Komisji Edukacji Narodowej 36/112B, 02-797 Warszawa, KRS: 0000598921, NIP: 5213720525, REGON: 363631080.
• Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Usługodawcę pod adresem https://ksefobieg.pl, za pośrednictwem którego świadczona jest Usługa.
• Klient – przedsiębiorca w rozumieniu art. 43[1] Kodeksu Cywilnego, który zawiera z Usługodawcą Umowę o świadczenie Usługi.
• Usługa – usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę, polegająca na udostępnieniu Klientowi platformy do pobierania, obiegu, dekretacji, archiwizacji i eksportu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
• Dane Faktur – faktury (w tym pliki XML w strukturze FA(3)) oraz powiązane dokumenty i dane księgowe Klienta, pobierane z KSeF lub wprowadzane przez Klienta do Serwisu.
• Konto – indywidualny panel Klienta w Serwisie, umożliwiający zarządzanie Usługą.
• Umowa – umowa o świadczenie Usług zawierana między Usługodawcą a Klientem.
• KSeF (Krajowy System e-Faktur) – system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
• Token autoryzacyjny KSeF – poświadczenie nadane przez Klienta, umożliwiające Serwisowi dostęp do jego faktur w KSeF w jego imieniu.
• Polityka Prywatności – dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych, dostępny w Serwisie, stanowiący integralną część Regulaminu.

§ 2. Postanowienia ogólne

• Regulamin określa prawa i obowiązki stron Umowy o świadczenie Usługi.
• Klientem może być wyłącznie podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Usługi nie są przeznaczone dla konsumentów.
• Do korzystania z Serwisu wymagany jest dostęp do Internetu oraz aktualna przeglądarka internetowa.

§ 3. Zawarcie i rozwiązanie Umowy

• Zawarcie Umowy następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, akceptację Regulaminu i Polityki Prywatności oraz potwierdzenie rejestracji przez Klienta.
• Umowa zawierana jest na czas nieokreślony.
• Klient może rozwiązać Umowę w dowolnym momencie z zachowaniem okresu wypowiedzenia odpowiadającego końcowi bieżącego okresu rozliczeniowego.
• Usługodawca może rozwiązać Umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia lub w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu.

§ 4. Prawa i obowiązki stron

1. Usługodawca zobowiązuje się do:
   1. Zapewnienia ciągłości działania Usługi z zastrzeżeniem przerw technicznych.
   2. Zapewnienia bezpieczeństwa Danych Faktur i danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności.
   3. Rozpatrywania reklamacji zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
2. Klient zobowiązuje się do:
   1. Podania prawdziwych i kompletnych danych podczas rejestracji.
   2. Terminowego uiszczania opłat za Usługę.
   3. Korzystania z Usługi w sposób zgodny z prawem i Regulaminem.
   4. Zabezpieczenia danych dostępowych do Konta przed osobami nieuprawnionymi.
   5. Posiadania uprawnień i ważnego tokenu autoryzacyjnego do KSeF oraz praw do faktur pobieranych lub wprowadzanych do Serwisu.

§ 5. Własność intelektualna i licencja

• Wszelkie prawa do Serwisu, w tym do oprogramowania, algorytmów, kodu źródłowego i wyglądu graficznego, należą do Usługodawcy.
• Klient zachowuje pełne prawo własności i wszelkie prawa autorskie do Danych Faktur.
• Z chwilą wprowadzenia lub pobrania Danych Faktur do Serwisu, Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej, ogólnoświatowej licencji na czas trwania Umowy na kopiowanie, modyfikowanie i przetwarzanie tych danych w celu niezbędnym do prawidłowego świadczenia Usługi.
• Licencja wygasa z chwilą usunięcia Danych Faktur z Serwisu lub rozwiązania Umowy.

§ 6. Powierzenie przetwarzania danych (RODO)

• W zakresie, w jakim faktury Klienta zawierają dane osobowe (np. dane kontrahentów), Klient jest ich Administratorem, a Usługodawca – Podmiotem Przetwarzającym (Procesorem).
• Klient, akceptując niniejszy Regulamin, powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w art. 28 RODO.
• Niniejszy Regulamin wraz z Polityką Prywatności stanowią umowę powierzenia przetwarzania danych.
• Szczegółowe zasady przetwarzania danych, w tym cele, zakres, obowiązki stron i środki bezpieczeństwa, opisane są w Polityce Prywatności.
• Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w § 8 Polityki Prywatności. Usługodawca nakłada na nie obowiązki ochrony danych wynikające z niniejszego Regulaminu. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego Usługodawca informuje Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, a Klient może w tym czasie zgłosić sprzeciw.

§ 7. Płatności

1. Korzystanie z Usługi jest odpłatne i świadczone w modelu subskrypcyjnym. Wysokość opłat abonamentowych jest zależna od wybranego przez Klienta planu taryfowego.
2. Płatności za Usługę realizowane są za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności – Stripe, Inc.
3. Opłaty abonamentowe pobierane są automatycznie z góry za każdy okres rozliczeniowy w formie płatności cyklicznych.
4. Warunkiem korzystania z Usługi jest podanie przez Klienta danych karty płatniczej i autoryzacja do automatycznego obciążania.
5. Klient zobowiązany jest do utrzymania ważności i wystarczających środków na podanej karcie płatniczej.
6. Za dzień zapłaty uznaje się dzień pozytywnego przetworzenia transakcji przez operatora płatności.
7. Usługodawca wystawia faktury VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
8. Pakiety stron OCR są ważne 12 miesięcy od dnia ostatniego zakupu pakietu. Każdy zakup pakietu przedłuża ważność wszystkich wcześniej kupionych pakietów. Po upływie terminu niewykorzystane strony wygasają i nie podlegają zwrotowi.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za szkody rzeczywiste spowodowane swoim umyślnym działaniem lub rażącym niedbalstwem.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. Szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z Usługi przez Klienta.
   2. Przerwy w działaniu Usługi spowodowane siłą wyższą lub niezbędnymi pracami technicznymi.
   3. Treść, jakość i zgodność z prawem faktur i dokumentów wprowadzanych lub pobieranych przez Klienta.
3. Za nienależyte wykonanie Umowy uważa się w szczególności niedostępność kluczowych funkcji Usługi trwającą nieprzerwanie przez ponad 48 godzin.
4. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do kwoty równej trzykrotności ostatniej miesięcznej opłaty abonamentowej.

§ 9. Postępowanie reklamacyjne

• Klient ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej działania Usługi.
• Reklamację należy złożyć drogą elektroniczną na adres e-mail Usługodawcy.
• Reklamacja powinna zawierać dane Klienta oraz szczegółowy opis problemu.
• Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania.

§ 10. Postanowienia końcowe

• Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O każdej zmianie Klient zostanie poinformowany z 14-dniowym wyprzedzeniem.
• W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
• Wszelkie spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
• Integralną część Regulaminu stanowi Polityka Prywatności.