Obieg faktur z KSeF wewnątrz firmy i z księgowością
Obieg, akceptacja, opis, płatności i eksport do księgowości. OCR dokumentów spoza KSeF.
Bezpłatnie, bez karty.
Uruchomienie w 15 minut
Po założeniu konta kreator prowadzi przez cztery kroki:
- 1 Dane firmy pobieramy z GUS po numerze NIP
- 2 Token z Aplikacji Podatnika KSeF
- 3 Wybór gotowego obiegu
- 4 Zaproszenie zespołu (opcjonalne)
Faktury pod kontrolą, zanim trafią do księgowania.
Kontrola nad kosztami. Firma definiuje własną akceptację kosztów: od jednej osoby po kilka etapów. Etapy przypisuje do osób i zespołów, a poziom akceptacji uzależnia od kwoty.
Przykładowe procesy
Każdy proces można zmienić albo zdefiniować własny. Jak ułożyć obieg w swojej firmie, pokazuje poradnik Obieg faktur kosztowych krok po kroku.
- Koszty zatwierdza jedna osoba Opis Księgowość
- Jedna osoba opisuje, druga zatwierdza Opis Akceptacja Księgowość
- Większe kwoty zatwierdza dodatkowa osoba Opis Akceptacja Akceptacja powyżej kwoty Księgowość
- Koszty przechodzą przez kilka osób albo zespołów Rejestracja Opis Akceptacja Zgoda na zapłatę Księgowość
Kroki, warunki i schematy opisuje strona elektroniczny obieg dokumentów, a drogę faktury kosztowej strona elektroniczny obieg faktur.
Osoba odpowiedzialna i termin decyzji przy każdej fakturze.
Odpowiedzialność. Każda faktura ma osobę odpowiedzialną i termin na decyzję. Firma widzi, na jakim etapie jest każdy dokument.
Pracownicy widzą tylko faktury, które powinni widzieć.
Uprawnienia i dostęp do faktur. Firma decyduje, kto widzi które faktury. Pracownik i zespół mają dostęp do własnych dokumentów.
Zasady dostępu do dokumentów opisuje sekcja o widoczności na stronie elektroniczny obieg dokumentów.
Zarządzaj płatnościami
Kontrola nad płatnościami. Firma decyduje, które faktury idą do zapłaty i kiedy. Terminy płatności i stan rozliczenia wszystkich faktur są w jednym miejscu.
Koszyk przelewów z zaznaczonych faktur
Firma zaznacza faktury do zapłaty i wczytuje gotowy koszyk przelewów do banku. Rachunki i kwoty pochodzą z faktur.
Decyzja o każdej zapłacie
Zapłatę firma zatwierdza, wstrzymuje albo kieruje do wyjaśnienia.
Rozliczenie z wyciągu bankowego
Po wczytaniu wyciągu faktury są oznaczane jako zapłacone automatycznie.
Termin płatności, zgodę na zapłatę i rozliczenie z wyciągu opisuje strona terminy płatności faktur.
Księgowość dostaje plik do importu.
Współpraca z księgowością. Oszczędność czasu i kosztów księgowości. Faktury z KSeF i dokumenty spoza KSeF (OCR) są przekazywane księgowości zatwierdzone i opisane, gotowe do zaksięgowania w jej programie. Tak samo przy własnej księgowości i przy zewnętrznym biurze rachunkowym.
Obsługujemy
Budowę pliku i jego zawartość opisuje strona eksportu do programu księgowego.
Dla biura rachunkowego →Bezpieczeństwo rozliczeń
Firma akceptuje każdą fakturę, więc wie, które faktury jej dotyczą. W przygotowaniu: informacja o fakturze od nowego dostawcy i o zmianie ceny u stałego dostawcy.
Oszczędność czasu
Faktury z KSeF są przekazywane właściwym osobom automatycznie. Powtarzalne koszty są opisywane automatycznie.
Jedno miejsce
Wszystkie dokumenty kosztowe firmy w jednym miejscu: faktury z KSeF, faktury zagraniczne i pozostałe dokumenty. Kilka firm na jednym koncie.
Stała cena dla całej firmy
Pakiety stron OCR
Pakiet kupisz po zalogowaniu, w każdym planie, także bezpłatnym. Pakiety stron są ważne 12 miesięcy od ostatniego zakupu.
Najczęstsze pytania
Każdą fakturę z KSeF zatwierdza osoba wskazana w obiegu firmy, zanim faktura zostanie przekazana księgowości. Obieg może mieć jeden krok albo kilka etapów, a poziom akceptacji zależy od kwoty. Księgowość widzi, które faktury są zatwierdzone, a które czekają na decyzję.
KSeFobieg łączy się z KSeF tokenem wygenerowanym w Aplikacji Podatnika KSeF. Faktury zakupowe wchodzą do obiegu, a faktury sprzedażowe do osobnego rejestru dla księgowości. Częstotliwość sprawdzania nowych faktur zależy od planu.
Nie. Limit obejmuje wyłącznie faktury zakupowe, bo to one przechodzą obieg i dekretację. KSeFobieg pobiera faktury sprzedażowe do osobnego rejestru, a ich eksport dla księgowości nie kosztuje nic w żadnym planie. Po wyczerpaniu miesięcznej puli zakupów wstrzymujemy pobieranie w całości, więc do czasu zmiany planu nowa sprzedaż również czeka.
KSeFobieg przygotowuje faktury dla księgowości: akceptacja, opis i plik do importu. Księgi prowadzi program księgowy. Eksport działa dla Comarch ERP Optima, InsERT (Rewizor, Rachmistrz), Symfonia Finanse i Księgowość oraz enova365. W przygotowaniu: WAPRO Fakir.
KSeFobieg pobiera każdą fakturę wystawioną na NIP firmy i powiadamia osobę odpowiedzialną. Taką fakturę firma odrzuca z podaniem powodu. Powód odrzucenia jest zapisany w historii faktury.
Historia faktur i obiegu zostaje przy firmie. Firma z własnym kontem zaprasza nowe biuro rachunkowe. Firmę założoną na koncie biura przekazujemy na zgłoszenie jako niezależne konto z całą historią.
Tak. Księgowość dostaje faktury zatwierdzone i opisane, gotowe do zaksięgowania w swoim programie. Tak samo przy własnej księgowości i przy zewnętrznym biurze rachunkowym.
Jedną firmę i 10 faktur zakupowych miesięcznie, bez limitu czasu i bez karty. Faktury sprzedażowe są poza limitem.
Około 15 minut. Po założeniu konta kreator prowadzi przez cztery kroki: dane firmy pobieramy z GUS po numerze NIP, token z Aplikacji Podatnika KSeF, wybór gotowego obiegu i zaproszenie zespołu.
Tak. Obieg może mieć jeden krok i jedną osobę. Kolejne etapy i osoby firma dodaje w dowolnym momencie.
Fakturę zagraniczną albo inny dokument firma dodaje z pliku. KSeFobieg odczytuje dane dokumentu (OCR), a dokument przechodzi ten sam obieg, płatność i eksport co faktura z KSeF.
Funkcje programu do obiegu faktur z KSeF
Pełny spis znajdziesz na stronie funkcji KSeFobiegu.