Opisywanie faktur kosztowych
Opis merytoryczny faktury wpisany przez osobę odpowiedzialną za zakup. Kategoria, miejsce powstawania kosztów i projekt przy dokumencie, gotowe do dekretacji.
Czym jest opisywanie faktur kosztowych
Opisywanie faktur kosztowych odpowiada na pytanie, którego nie rozstrzygnie sama faktura: czego dotyczył wydatek i na potrzeby której części firmy powstał. Dostawca podaje na dokumencie nazwę towaru albo usługi, natomiast powód zakupu zna wyłącznie osoba, która go zrobiła.
Przed KSeF opis trafiał na odwrót wydruku. Faktura elektroniczna odwrotu nie ma, więc opis faktury KSeF zostaje przy dokumencie w systemie, razem z datą i nazwiskiem autora. Opis jest jednym z kroków obiegu dokumentów ustawionego przez firmę.
Dla kogo
Firmy, w których zakupy robi kilka osób, a księgowość potrzebuje wiedzieć, czego dotyczył wydatek. Firmy rozliczające koszty według działów, projektów albo kontraktów. Biura rachunkowe, które oczekują od klienta opisanych dokumentów.
Opis kosztu a opis do dotacji
Opis faktury ma w Polsce dwa znaczenia. Jednostki publiczne oraz organizacje rozliczające dotacje opisują fakturę według wzoru narzuconego przez grantodawcę: ze wskazaniem umowy, źródła finansowania, pozycji kosztorysu oraz podpisami osób odpowiedzialnych.
W firmie opis służy czemu innemu. Odpowiada na pytanie, czego dotyczył wydatek i który dział albo projekt go poniósł, a jego odbiorcą jest księgowość, nie grantodawca. Ta strona opisuje drugi przypadek.
Co zawiera opis faktury kosztowej
Przy fakturze zapisują się cztery rzeczy:
- cel zakupu, czyli zdanie o tym, czemu wydatek służył,
- kategoria księgowa, która wskazuje rodzaj kosztu,
- miejsce powstawania kosztów, czyli dział albo obszar obciążony wydatkiem,
- projekt, gdy faktura dotyczy konkretnego kontraktu lub zlecenia.
Kategoria i opis trafiają potem do programu księgowego razem z fakturą, więc dekretacja zaczyna się od gotowych danych. Miejsce powstawania kosztów i projekt porządkują rejestr faktur po stronie firmy: rejestr pokazuje je przy każdym dokumencie i zawęża listę do wybranego działu albo projektu.
Kto opisuje fakturę
Osoba odpowiedzialna za zakup, wskazana w obiegu przez rolę, zespół albo przypisanie do konkretnej faktury. Księgowość otrzymuje fakturę wraz z gotowym opisem.
Rozdzielenie ról wynika z odpowiedzialności: to podatnik decyduje, czy wydatek wiąże się z działalnością, a księgowość odpowiada za jego ujęcie w księgach.
Cel zakupu i powtarzalne treści
Cel zakupu wpisuje się przy fakturze jednym zdaniem. Treści powracające co miesiąc, takie jak abonament telefoniczny albo czynsz za biuro, zapisują się jako szablony, a osoba opisująca wybiera je z listy.
Reguły dla stałych dostawców
Reguła przypisuje kategorię i miejsce powstawania kosztów według dostawcy. Kolejne faktury tego dostawcy otrzymują je automatycznie, a osoba opisująca uzupełnia wyłącznie cel zakupu.
Firma ustawia regułę raz, przy pierwszej fakturze od danego kontrahenta.
Sprawdzenie na własnych fakturach
Pełny dostęp przez 14 dni, bez podawania karty. Pierwszy opis kosztu wpiszesz tego samego dnia. Każdy plan obejmuje wszystkie funkcje.
Historia opisu
Każda zmiana opisu zostaje w historii dokumentu razem z wartością poprzednią, datą i nazwiskiem osoby, która ją wprowadziła. Pytanie o wydatek sprzed pół roku znajduje odpowiedź przy fakturze, a nie w skrzynce pocztowej.
Po przekazaniu faktury do księgowości dokument zostaje zamknięty na zmiany danych. Poprawka wymaga odblokowania przez osobę z odpowiednim uprawnieniem.
Poradnik
Dobór kategorii księgowej i miesiąca rozliczenia VAT opisuje poradnik dekretacja faktur kosztowych, a budowę listy miejsc powstawania kosztów poradnik miejsce powstawania kosztów w praktyce.
Opis w eksporcie
Plik dla programu księgowego niesie opis kosztu oraz kategorię księgową razem z fakturą. Obsługiwane formaty opisuje strona eksportu do programu księgowego.
Najczęstsze pytania o opis faktury
Wskazać cel zakupu, kategorię księgową oraz miejsce powstawania kosztów. Projekt uzupełnia się przy fakturach dotyczących konkretnego kontraktu lub zlecenia.
Potwierdzenie, czego dotyczył wydatek i że wiąże się z działalnością firmy. Wpisuje go osoba odpowiedzialna za zakup.
Faktura z KSeF jest dokumentem elektronicznym, więc odwrotu nie ma. Opis zostaje przy dokumencie w systemie, razem z datą i nazwiskiem autora.
Przepisy nie narzucają formy. W praktyce wystarczy zdanie o celu zakupu wraz ze wskazaniem kategorii i działu, który poniósł koszt. Powtarzalne treści zapisują się jako szablony.
Osoba, która zrobiła zakup albo za niego odpowiada, ponieważ zna powód wydatku. Księgowość odpowiada za ujęcie kosztu w księgach.
Tak, do chwili przekazania faktury do programu księgowego. Każda zmiana zostaje w historii dokumentu.
Tak. Reguła przypisuje kategorię i miejsce powstawania kosztów według dostawcy, a kolejne faktury otrzymują je automatycznie.
Do jednego. Faktura kosztowa dostaje jedno miejsce powstawania kosztów oraz jeden projekt, a koszt obciąża je w całości.
Tak. Przy opisie zostaje data i osoba, a pełna historia dokumentu dostępna jest dla osób z odpowiednim uprawnieniem.
Tak. Rachunek albo paragon dodany z pliku opisuje się tak samo jak fakturę pobraną z KSeF.
Opisz pierwszą fakturę w swojej firmie.
Załóż konto, podłącz KSeF i zobacz opis kosztu przy dokumencie.