KSeF w biurze rachunkowym: obsługa wielu firm
Dla biur rachunkowych KSeF oznacza jedno: faktury kosztowe każdego klienta trafiają do systemu państwowego i trzeba je pobrać, opisać i przekazać do księgowania, dla wielu firm naraz. Bez uporządkowanego procesu to chaos. Ten poradnik pokazuje, jak zorganizować obsługę KSeF w biurze rachunkowym.
Wyzwanie: wiele firm, jeden zespół
Biuro obsługuje kilkanaście czy kilkadziesiąt firm, każda z osobnym NIP i osobnym strumieniem faktur w KSeF. Ręczne logowanie się do KSeF każdej firmy z osobna nie skaluje się. Potrzebny jest jeden panel, w którym księgowa przełącza się między firmami i widzi porządek w każdej z nich.
Jedno konto, wiele firm
Dobrze zaprojektowane narzędzie pozwala księgowej należeć do wielu firm jednocześnie i przełączać się między nimi z jednego logowania. Każda firma to osobny panel z własnym NIP: biuro nie jest osobnym bytem w danych, tylko użytkownikiem zaproszonym do firm klientów. Dzięki temu:
- pobierasz faktury kosztowe z KSeF automatycznie dla każdej firmy,
- prowadzisz akceptację po stronie klienta, bo to on zatwierdza swoje koszty,
- dekretujesz i eksportujesz do programu księgowego.
Podział ról: klient akceptuje, biuro księguje
Najzdrowszy model to rozdzielenie odpowiedzialności:
- Klient (właściciel firmy) akceptuje merytorycznie swoje faktury, bo wie, czego dotyczy koszt.
- Biuro rachunkowe opisuje, dekretuje i eksportuje do programu księgowego.
Klient widzi tylko swoje dokumenty, biuro pracuje na komplecie, z pełną, audytowalną historią. Dane każdej firmy są od siebie odseparowane, a jak są chronione, opisujemy w tekście o bezpieczeństwie danych.
Przekazanie firmy bez migracji danych
Ważna dla biur kwestia: co, gdy klient odchodzi albo przejmujesz obsługę od innego biura? W dobrym modelu jedna firma to jeden NIP, a właściciela firmy można zmienić w dowolnym momencie, bez eksportu i migracji. Firma staje się niezależnym kontem z całą dotychczasową historią faktur i obiegu. Zmienia się wyłącznie właściciel, dane zostają.
KSeF dla biur rachunkowych w KSeFobieg
KSeFobieg jest zbudowany pod model biura rachunkowego: obsłuż wiele firm z jednego konta, pobieraj ich faktury z KSeF automatycznie, prowadź obieg i eksport, a firmę przekaż klientowi bez migracji danych. Z regułami widoczności, które pilnują, kto co widzi.