Dekretacja faktur kosztowych: MPK, konto, VAT

Dekretacja faktury kosztowej to nadanie jej opisu księgowego: przypisanie kont, MPK i sposobu ujęcia w rejestrze VAT. To ostatni etap, po którym faktura jest gotowa do zaksięgowania. W realiach KSeF dekretacja nabiera znaczenia, bo faktura przychodzi jako suchy plik XML, bez informacji, których potrzebuje księgowość.

Czym jest dekretacja i czym różni się od akceptacji

• Akceptacja to decyzja biznesowa: czy koszt jest zasadny.
• Dekretacja to czynność księgowa: jak fakturę ująć w księgach.

Kolejność jest ważna: najpierw akceptacja merytoryczna, potem dekretacja zatwierdzonego dokumentu. Oba etapy są częścią jednego obiegu faktur kosztowych.

Czego brakuje w XML z KSeF

Faktura ustrukturyzowana FA(3) zawiera dane wystawcy, pozycje i kwoty, ale nie zawiera informacji potrzebnych do dekretacji:

• MPK, centrum kosztów: do jakiego działu czy projektu przypisać koszt,
• konto księgowe: na które konto zaksięgować,
• projekt, zlecenie: powiązanie z konkretnym przedsięwzięciem,
• sposób ujęcia VAT: pełne odliczenie, częściowe albo brak prawa do odliczenia.

Te pola trzeba dodać ręcznie lub regułami na etapie dekretacji.

Dekretacja krok po kroku

1. Sprawdź zaakceptowaną fakturę. Dekretujesz tylko dokumenty zatwierdzone merytorycznie.
2. Przypisz MPK lub centrum kosztów. Wskaż, kogo dotyczy koszt.
3. Wybierz konto księgowe zgodnie z planem kont firmy.
4. Ustal ujęcie w rejestrze VAT: data odliczenia, prawo do odliczenia, ewentualny prewspółczynnik.
5. Powiąż z projektem lub zleceniem, jeśli prowadzisz rozliczenia projektowe.
6. Zatwierdź do eksportu. Faktura jest gotowa do przekazania do programu księgowego.

Jak przyspieszyć dekretację

• Reguły domyślne. Powtarzalne koszty, na przykład od stałego dostawcy IT, dekretuj automatycznie według schematu.
• Słowniki MPK i kont. Zamiast wpisywać ręcznie, wybieraj z listy.
• Kontrola kompletności. Nie pozwól wyeksportować faktury bez wymaganych pól, żeby uniknąć błędów importu.

Po dekretacji: eksport do programu księgowego

Zdekretowana faktura trafia do eksportu do programu księgowego. Kluczowe, żeby eksport był walidowany: plik z brakującym MPK czy kontem to później ręczne poprawki w systemie księgowym.

Dekretacja faktur z KSeF w KSeFobieg

KSeFobieg pozwala opisać i zdekretować każdą zaakceptowaną fakturę (MPK, konto, projekt i ujęcie VAT), a następnie wyeksportować czysty, zwalidowany plik do programu księgowego. Bez ręcznego przepisywania danych z XML.

Zobacz opisywanie faktur kosztowych →