Miejsce powstawania kosztów (MPK) w praktyce
Dwie firmy mogą mieć ten sam koszt paliwa i zupełnie inną wiedzę o nim. Pierwsza widzi jedną kwotę w zestawieniu, druga wie, że połowa poszła na auto handlowca, a reszta na wózek widłowy w magazynie. Różnicę robi miejsce powstawania kosztów, w skrócie MPK.
Czym jest miejsce powstawania kosztów
MPK to etykieta mówiąca, gdzie w firmie powstał wydatek. Nie jest jednostką organizacyjną ze schematu firmy i nie musi się z nim pokrywać. Dobre MPK odpowiada na pytanie „czyj to koszt", a odpowiedź bywa różna: dział, oddział, pojazd, maszyna albo sklep.
Przykłady, które sprawdzają się w małych i średnich firmach:
- dział: marketing, produkcja, administracja,
- lokalizacja: biuro w Poznaniu, magazyn w Gorzowie,
- środek trwały: samochód WZ 12345, wtryskarka nr 3,
- punkt sprzedaży: sklep przy Rynku.
MPK a konto księgowe: dwie różne rzeczy
To rozróżnienie decyduje o wszystkim, co dalej.
Konto księgowe mówi, jak zaksięgować fakturę. Wybiera je księgowość, wynika z planu kont i z przepisów. To ono jedzie do programu księgowego.
MPK mówi, kto w firmie ten koszt wygenerował. Wybiera je osoba, która zna zakup. Służy rozmowie wewnątrz firmy, a nie księgom.
Ta sama faktura za telefony ma jedno konto księgowe „usługi telekomunikacyjne" i tyle MPK, ile działów korzysta z abonamentów. Dlatego klasyfikacja kosztów według MPK jest pracą właściciela procesu, a nie księgowej, i dlatego nie da się jej zlecić biuru rachunkowemu. Biuro nie wie, czyj był ten zakup.
Sposób zaksięgowania opisuje osobno poradnik o dekretacji faktur kosztowych.
Jak zbudować listę MPK
Najczęstszy błąd to lista zbyt szczegółowa. Trzydzieści MPK w dziesięcioosobowej firmie oznacza, że przy każdej fakturze ktoś się zastanawia, a po kwartale połowa pozycji świeci pustką.
Zacznij od pytania, jakie decyzje chcesz podejmować na podstawie tych danych. Jeżeli nikt nigdy nie porówna kosztów dwóch magazynów, osobne MPK dla każdego z nich jest pracą bez odbiorcy.
Trzy zasady, które wystarczają na start:
- jedno MPK dla każdego obszaru, którego budżet ktoś pilnuje,
- osobne MPK dla środka trwałego dopiero wtedy, gdy liczysz koszt jego utrzymania,
- żadnego MPK dla kosztów, które i tak obciążają całą firmę, takich jak ubezpieczenie czy księgowość.
Listę łatwiej rozszerzyć niż skrócić, bo skracanie oznacza przepisanie historii.
Kto odpowiada za MPK
Każde MPK ma właściciela: osobę albo grupę. To rozwiązuje problem, który w mailowym obiegu wraca co miesiąc, czyli pytanie „kto ma to opisać".
Właściciel MPK widzi faktury przypisane do swojego miejsca powstawania kosztu, także te, których sam nie prowadzi w obiegu. Dostęp do dokumentu i uprawnienia do działania na nim to jednak dwie osobne rzeczy: własność MPK daje wgląd, a nie prawo do zatwierdzenia. Szerzej opisuje to poradnik o dostępie do faktur w firmie.
Kiedy MPK nadaje się samo
Większość kosztów w firmie jest powtarzalna. Ten sam operator telefonii, ta sama stacja paliw, ten sam dostawca materiałów biurowych wracają co miesiąc i za każdym razem trafiają w to samo miejsce.
Regułę buduje się więc na numerze NIP dostawcy: faktury od tego sprzedawcy dostają wskazane MPK automatycznie. Reguła ma okres obowiązywania, więc zmiana struktury firmy w połowie roku nie psuje danych historycznych. Faktura dostaje MPK z tej reguły, której okres obejmuje jej datę wystawienia.
Zostaje ręczna praca przy kosztach jednorazowych, i tylko tam.
Jedna faktura, jedno MPK
Faktura ma jedno miejsce powstawania kosztów. Nie da się rozbić jej wartości między dwa działy ani procentowo, ani kwotowo.
To ograniczenie warto znać przed budową listy, bo wpływa na jej kształt. Fakturę zbiorczą za telefony całej firmy albo opisujesz jednym MPK administracyjnym, albo prosisz dostawcę o osobne faktury per dział. Druga droga daje lepsze dane i zwykle nic nie kosztuje.
MPK i projekt to dwie osie
Firma pracująca zleceniami potrzebuje jeszcze jednego wymiaru: nie tylko „czyj to koszt", ale też „do czego". Dlatego obok MPK stoi projekt, nadawany tak samo i mający swojego właściciela.
Koszt paliwa może więc należeć do MPK „Transport" i jednocześnie do projektu „Budowa Kowalski". Jedno mówi o odpowiedzialności wewnątrz firmy, drugie o rozliczeniu zlecenia.
MPK w KSeFobieg
W KSeFobiegu każda firma ma listę MPK z właścicielami oraz reguły przypisujące je dostawcom. Jedno MPK jest domyślne i nie da się go usunąć, więc żadna faktura kosztowa nie zostaje bez przypisania. Miejsce powstawania kosztów zostaje po stronie obiegu, a do programu księgowego idzie kategoria księgowa, która niesie sposób zaksięgowania.