Jak sprawdzamy poprawność plików dla programów księgowych
Księgowa wczytuje plik eksportu do programu bez ręcznych poprawek faktur. Stawka, rodzaj transakcji, kurs, termin płatności i oznaczenia JPK są takie, jakie wynikają z faktury i z przepisów. Poniżej opisujemy, jak to sprawdzamy.
Źródła danych w pliku eksportu
Każde pole w pliku eksportu ma udokumentowane źródło: przepis ustawy o VAT albo rozporządzenia o ewidencji, wzór faktury ustrukturyzowanej Ministerstwa Finansów albo instrukcję importu producenta programu. Kopie tych dokumentów przechowujemy razem z kodem, z datą pobrania i wersją.
Sprawdzenie w programie księgowym
Zestaw weryfikacyjny obejmuje 61 faktur według wzoru Ministerstwa Finansów, po jednej na każdy warunek:
- każdą stawkę VAT z wzoru faktury, łącznie z 0% krajowym, WDT, eksportem, zwolnieniem, odwrotnym obciążeniem i usługami poza krajem,
- każdy rodzaj faktury: VAT, korektę, zaliczkę, rozliczenie, fakturę uproszczoną i korekty zaliczek,
- korekty in plus, korekty zerowe, korekty błędnego numeru i danych stron,
- faktury w euro i w dolarach, z kursem NBP z właściwego dnia,
- wszystkie oznaczenia GTU, procedury i oznaczenia dokumentu z JPK_V7,
- kontrahentów krajowych, unijnych, spoza Unii i bez identyfikatora,
- terminy płatności zapisane na każdy sposób, który dopuszcza wzór.
Ten zestaw wczytujemy w Comarch ERP Optima, Rachmistrzu, Symfonii Finanse i Księgowość oraz enova365, osobno jako zakup i jako sprzedaż. Zapis w programie i plik JPK_V7 porównujemy z fakturą źródłową i z broszurą Ministerstwa Finansów do struktury JPK_V7.
Kontrola każdej aktualizacji
Pliki z zestawu weryfikacyjnego mają zatwierdzony wzorzec. Każda zmiana w aplikacji tworzy je od nowa i porównuje ze wzorcem, a jedna różnica wstrzymuje aktualizację aplikacji. Zmiana formatu wymaga ponownego wczytania zestawu w programie.
Korzyści dla księgowej
- Każde pole pliku jest zgodne ze specyfikacją importu programu księgowego.
- Ewidencja VAT i plik JPK_V7 są zgodne z przepisami i z broszurą Ministerstwa Finansów.
- Każdy format jest sprawdzony wczytaniem w programie, do którego jest przeznaczony.
- Ponowny import nie tworzy duplikatów.
Formaty i ścieżki importu dla każdego programu opisuje strona eksportu do programu księgowego, cały proces od pobrania faktury do jej zaksięgowania przewodnik o obiegu faktur kosztowych, a decyzje księgowe przed eksportem poradnik o dekretacji faktur kosztowych.
Każdą funkcję eksportu opieramy na przepisie, dokumentacji KSeF albo specyfikacji programu księgowego, a jej działanie sprawdzamy w tym programie.