KSeF 2026: od kiedy obowiązkowy i dla kogo

KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla firm, których sprzedaż z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników. Do końca 2026 roku działają dwa wyjątki: dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie i dla faktur z kasy rejestrującej. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązuje numer KSeF w tytule przelewu, a według obecnego przepisu także kary, które rządowy projekt chce odroczyć do końca 2027 roku.

Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?

Kogo dotyczy wyjątek do 10 000 zł?

Do 31 grudnia 2026 roku podatnik może wystawiać faktury elektroniczne albo papierowe poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Prawo do wyjątku traci od faktury, którą przekroczy ten próg. Od 1 stycznia 2027 roku wyjątek nie obowiązuje.

Co obowiązek KSeF oznacza dla faktur kosztowych?

Faktura ustrukturyzowana jest otrzymana w dniu, w którym KSeF nada jej numer. Firma nie musi jej odbierać ani potwierdzać. Dlatego KSeF dotyczy każdej firmy, która kupuje od podatników wystawiających faktury w KSeF, także firmy korzystającej z wyjątku przy własnej sprzedaży. Szczegóły opisuje poradnik Faktury zakupowe w KSeF: odbiór i terminy.

Jakie kary obowiązują od 2027 roku?

Od 1 stycznia 2027 roku naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę na podatnika, który wbrew obowiązkowi wystawi fakturę poza KSeF. Kara wynosi do 100% podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez podatku do 18,7% kwoty należności ogółem.

20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który odracza stosowanie kar do 31 grudnia 2027 roku. Projekt trafił do prac w parlamencie i nie jest jeszcze obowiązującym przepisem. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF się nie zmienia. Po uchwaleniu ustawy zaktualizujemy ten poradnik.

Co zmienia numer KSeF w przelewie?

Od 1 stycznia 2027 roku czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje w tytule przelewu numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.

Fakty kluczowe

• Obowiązek KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku firmy ze sprzedażą z podatkiem powyżej 200 mln zł w 2024 roku.
• Pozostali podatnicy wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.
• Sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie może być fakturowana poza KSeF do 31 grudnia 2026 roku.
• Faktura ustrukturyzowana jest otrzymana w dniu nadania jej numeru w KSeF.
• Według obowiązującego przepisu kary za faktury poza KSeF i numer KSeF w przelewie obowiązują od 1 stycznia 2027 roku.
• Rządowy projekt ustawy z 20 października 2026 roku odracza kary do 31 grudnia 2027 roku.

Najczęstsze pytania

Czy mała firma musi korzystać z KSeF w 2026 roku?

Faktury od dostawców wystawiających w KSeF są w KSeF niezależnie od wielkości firmy. Przy własnej sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie firma może do końca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF.

Czy fakturę z KSeF trzeba odebrać?

Nie. Faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru w KSeF, bez działania nabywcy.

Od kiedy obowiązują kary za KSeF?

Według obowiązującego przepisu od 1 stycznia 2027 roku. Rządowy projekt ustawy przyjęty 20 października 2026 roku odracza je do 31 grudnia 2027 roku, ale do czasu jego uchwalenia obowiązuje data z przepisu.

Czy faktury z kasy rejestrującej muszą być w KSeF w 2026 roku?

Nie. Do 31 grudnia 2026 roku faktury z kasy rejestrującej i paragony uznane za faktury mogą być wystawiane poza KSeF.

Jak to działa w KSeFobiegu

KSeFobieg pobiera faktury zakupowe z KSeF i prowadzi je przez opis, akceptację, płatność i eksport do programu księgowego. Każda faktura ma przy sobie numer KSeF, więc firma widzi ją w jednym rejestrze od dnia jej otrzymania.

Zobacz elektroniczny obieg faktur →