KSeF 2026: od kiedy obowiązkowy i dla kogo
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W 2026 roku korzystanie z niego staje się obowiązkowe, etapami. Oto najważniejsze daty i co z nich wynika dla firm.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej wchodzi w dwóch głównych etapach:
- od 1 lutego 2026 dla przedsiębiorców, których sprzedaż (brutto) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców, w tym zwolnionych z VAT.
Dla najmniejszych podmiotów, o niskim miesięcznym obrocie, obowiązek zaczyna obowiązywać później, w okresie przejściowym.
Terminy i szczegóły mogą się zmieniać. Aktualny stan zawsze weryfikuj na oficjalnych stronach Ministerstwa Finansów.
Dla kogo obowiązkowy odbiór faktur
Kluczowe dla kosztów: odbiór faktur zakupowych z KSeF dotyczy praktycznie wszystkich podatników, bo faktury od dostawców trafiają do systemu i są tam doręczane automatycznie. Oznacza to, że nawet mała firma musi umieć pobrać faktury z KSeF i je przetworzyć.
Co obowiązek zmienia w praktyce
- Faktura jest wystawiona i widoczna w chwili przekazania do KSeF, a odbiór następuje automatycznie.
- Model „na mail i papier" przestaje działać. Potrzebny jest elektroniczny obieg dokumentów.
- Wewnętrzna akceptacja i dekretacja kosztów nie znika, tylko zmienia miejsce w procesie.
Jak się przygotować
- Sprawdź, od kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy.
- Zapewnij sposób na automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF.
- Ułóż obieg: pobranie, akceptacja, dekretacja, płatność, eksport do księgowości.
- Zadbaj o kontrolę dostępu: kto widzi które faktury.
KSeFobieg gotowy na obowiązkowy KSeF
KSeFobieg pobiera faktury zakupowe z KSeF automatycznie i prowadzi je przez cały obieg, od odbioru po eksport do programu księgowego. Zamiast martwić się obowiązkiem, dostajesz uporządkowany proces.